Як правильно обрати систему керування запасами?

Компанії та роздрібні магазини за останні 5-7 років докорінно змінили підхід до управління запасами товару. Якщо раніше все велося в ручному режимі й компанія могла дозволити собі списання, то сьогодні за рахунок зниження маржинальності, зростання конкуренції та централізації управління важливо ретельно відстежувати запаси та мінімізувати ризики людського чинника. Автоматизувати ці процеси допомагають системи керування товарними запасами. Вони допомагають знизити витрати, раціоналізувати складський простір та оптимізувати роботу підприємства.

Управління запасами: що це таке

Управління товарними запасами – це комплекс методів, що мають вирішити такі завдання:

• забезпечити максимально високий рівень обслуговування клієнтів й водночас мінімізувати витрати, пов’язані зі зберіганням товару;
• розрахувати потреби підприємства у певних товарних запасах;
• визначити мінімальну й максимальну норму запасів, що має зберігатись на підприємстві;
• контролювати наявні товарні запаси – відстежувати їх місцеперебування, кількість, термін придатності тощо;
• розробити ефективний метод поповнення запасів.

Щоб розв’язати ці питання, потрібно зокрема мати якісний софт, що дає ефективні інструменти управління запасами.

Класифікація запасів

Запаси – це активи підприємства у вигляді найрізноманітнішої продукції, побутових та інших товарів, що знаходяться на різних етапах виробництва та продажу. Активи перебувають у «замороженому» стані, переважно на складах, та очікують своєї черги вступити в процес виробництва або продажу покупцям.

Є кілька класифікацій товарних запасів:

• залежно від виду та призначення;
• з огляду на логістику;
• за функціями;
• за розміщенням.

Класифікація запасів залежно від виду та призначення:

• Сировина – продукція, що використовуються для виготовлення певного товару або його компонентів.
• Запаси незавершеного виробництва – продукція вироблена, але не готова для продажу (наприклад, цукерки без обгортки).
• Товари для техобслуговування, ремонту та експлуатації – ці запаси використовує підприємство, щоб вчасно лагодити поламану техніку або використати при виробництві товару (наприклад, форми для виготовлення цукерок).

Класифікація запасів з огляду на логістику:

• Виробничі запаси – продукція, призначена для виробництва (сировина).
• Товарні запаси – готова продукція на продаж, що зберігається у виробника, посередника, на складах магазинів.

Класифікація запасів за функціями:

• Поточні – виробничі та товарні запаси, що потрібні для забезпечення безперервного виробництва або збуту.
• Резервні – матеріальні ресурси, що створюють з урахуванням можливості виникнення на них різкого попиту.

Класифікація запасів за розміщенням:

• на складі;
• транзитні (перехідні) – рухаються від одного складу до іншого.

В чому небезпека неефективного управління запасами?

Кількість продукції на складі постійно змінюється, що залежить від різних причин (попиту, відвантаження / завантаження товару), тому без якісного менеджменту та ПЗ цей процес важко контролювати. З таблицями на руках керівники не матимуть об’єктивного бачення ситуації, тому можуть прийняти помилкове рішення щодо поповнення запасів.

Неефективне управління запасами та рухом товарів призводить до таких наслідків:

• Нестача товару на складі, що унеможливлює його продаж, відправляє покупця до конкурентів.
• Надлишок продукції на складі, що теж не є добре. Активи надовго “заморожені”, тож треба шукати додаткове місце для розміщення продукції, а це додаткові видатки та обмеження на нові закупівлі. Якщо продукти швидко псуються, то неможливість швидко їх збувати завдасть бізнесу суттєвих втрат.
• Крадіжки, втрати – непромаркований товар легко загубити, оскільки його місцеперебування відстежити неможливо, через що доводиться списувати.
• Незадоволені клієнти – нестача інформації призводить до того, що менеджмент фактично не знає, що ліпше продається, а що ні. Якщо потрібного товару нема на складі, клієнт не лише піде до конкурентів, але й буде схильним звертатися до них в подальшому.

Ефективне управління запасами: переваги

Параметри системи управління запасами можна налаштувати так, щоб максимально розв’язати питання, пов’язані зі зберіганням товару. Це дозволяє:

• ефективніше використовувати активи компанії, покращити показники оборотності запасів;
• правильно корегувати кількість продукції на складі при збільшенні чи зменшенні асортименту;
• оптимізувати витрати компанії на закупівлю певних видів товару;
• підвищити рівень обслуговування покупців завдяки збільшенню асортименту;
• швидко фіксувати прибуття / відбуття товару;
• вчасно дізнаватись про необхідність поповнення асортименту;
• уникати ситуацій, коли на складі недостатньо потрібного товару;
• правильно готуватись до сезонної зміни попиту (наприклад, поступове збільшення / зменшення закупівлі);
• запобігти нагромадженню дорогої продукції;
• зменшити кількість списань товарних запасів.

Аналіз системи управління запасами дозволяє швидко розв’язати проблему, без залучання додаткових спеціалістів, що дає змогу зекономити час та гроші. Софт збирає та оновлює дані, надає їх користувачу у зручному форматі, в деяких випадках пропонує кілька ефективних варіантів розв’язання проблеми.

Зменшення витрат

Автоматизована система управління товарними запасами дозволяє вчасно поповнювати запаси, уникаючи дефіциту або нагромадження. Це дає змогу знизити витрати на закупівлю та зберігання. Крім того, завелика кількість продукції, що зберігається на складі, може призвести до її подорожчання, оскільки автоматично ви позбавляєтесь місця та вільних коштів на закупівлю нового товару.

Система управління товарними запасами здатна вказати на нерентабельну продукцію, що довго знаходиться на складі та не продається. Щоб її позбутись, «розморозити гроші», можна провести акцію, запропонувати знижки. Як тільки ви позбудетесь застарілих товарів, отримаєте гроші та місце для купівлі нової продукції.

Підвищення продуктивності праці

Правильно та чітко продуманий алгоритм дій дозволяє працівникам позбавитися монотонної, нецікавої роботи, яка може знизити їх продуктивність. Завдяки автоматизації системи управління товарними запасами вони витрачають менше часу на пошук певних позицій товару, відстеження їх місцеперебування. Це дозволяє залучати працівників до діяльності, де вони більше необхідні, що сприяє розвитку бізнесу.

Правильне зонування

Інструменти управління запасами автоматично визначають, де саме розміщувати продукцію, враховуючи різні показники, зокрема:

• габарити;
• попит;
• термін придатності;
• термін прибуття / вибуття тощо.

Правильне зонування дозволяє збільшити корисну площу, значно підвищує ефективність роботи складу та всього підприємства.

Позитивні відгуки клієнтів

Клієнт не лише повернеться наступного разу, але й приведе нових покупців, якщо:

• товар завжди у наявності,
• ціни привабливі,
• швидка доставка.

Це сприятиме позитивному іміджу, розвитку компанії.

Торгові мережі зменшують людський фактор у замовленні кількості товарів

На таке явище впливає кілька чинників. По-перше, персонал компанії може бути зацікавлений у закупівлі певного товару. По-друге, показники ефективності конкретних співробітників можуть відрізнятись від показників, які закладені в основі управління бізнесом. По-третє, ніхто не скасовував людський фактор та можливість помилок.

Найпоширеніша проблема – робота з товарами, що мають термін придатності. Найчастіше залишки підлягають списанню. Багато торгових мереж змушені замовляти їх з дефіцитом, оскільки не здатні точно розрахувати потреби клієнта й прогнозувати рівень продажів. З цим завданням справляється система управління товарними запасами.

Проблема ручного управління запасами та втручання людини полягає ще й у тому, що є фактор впливу фінансової зацікавленості. Наприклад, магазин знає, яка група товарів вигідніша. Отже, відмовляється брати інші позиції, які є в асортиментній матриці. Через війну частина продуктів перестає потрапляти на вітрини, втрачається затребуваність та об'єктивність щодо оцінки торгівлі. Тільки тому, що якийсь товар магазину просто не вигідно продавати через нижчу маржу або рідкісніші покупки.

Багато компаній намагаються впроваджувати автоматизацію за допомогою таблиць Excel або подібних інструментів. Але по суті це звичайне ведення звітності продажів. Далі включається оцінне судження співробітника та формування плану управління запасами. Це знижує ефективність та завантажує менеджера рутинними завданнями. Інструменти керування запасами дозволяють автоматизувати процеси розрахунку.

Для бізнесу важливо розуміти, на скільки днів вистачить запасу товару, який параметр відстрочки платежів та як формуються операційні кошти, що залишаються у розвиток компанії. Інструмент дозволяє бачити чітку картину та бізнес-процеси, формувати план продажу. Можливості та параметри системи управління запасами дозволяють працювати з наступними бізнес-процесами:

• своєчасне поповнення магазинів асортиментом із центрального складу;
• аналіз продажу акційних товарів, відстеження ефективності продажу, формування асортиментної матриці;
• аналітика всіх ключових параметрів, що дозволяють оцінити ефективність продажу та товарного запасу;
• аналітика показників продажу при введенні додаткових умов та параметрів, переоцінка запасів у режимі реального часу;
• інструменти розробки стратегій при проблемах і позапланових змінах.

Головне завдання інструменту – організувати управління запасами та рухом товарів в автоматичному режимі, за мінімальної участі людини. Це дозволить уникнути помилок, мінімізувати ризики та скоротити витрати.

На що звернути увагу під час аналізу поточної або вибору нової системи управління запасами

Існує безліч рішень, що дозволяють автоматизувати керування запасами. Є готові рішення, які залишається лише впровадити у систему. Багато торгових мереж вже мають якісь інструменти. Але при цьому найкращим вибором залишається розробка власного рішення. Індивідуальна технологія дозволяє впроваджувати унікальні інструменти під потреби вашої компанії. Аналіз системи управління замовленнями стає ефективнішим і точнішим.

Незалежно від того, чи використовується готове рішення, чи розробляється індивідуальний продукт, важливо розуміти, які завдання має вирішувати система управління товарними запасами:

Коректно розраховувати цільовий запас

Це одна з основних функцій. Важливо правильно розуміти, скільки товару залишилося в конкретному магазині, мати інформацію щодо кожної позиції та розуміти, коли необхідно його поповнити. Крім того, система має автоматично сповіщати про вичерпання запасу та формувати замовлення на доставку. Завдяки точним розрахункам торгова мережа розуміє показники кожної позиції у кожному своєму магазині.

Готовність до коливань у попиті

Проведення сезонних акцій та розпродажів, запровадження нового продукту на ринок, промоакції, святковий продаж – все це впливає на коливання попиту. Ялинки не продають влітку, а різьблені гарбузи та штучне павутиння потрапляють на полиці магазинів лише наприкінці жовтня. Приблизно так і працює врахування показників попиту. Контролювати коливання ринку вручну складно, для цього існують інструменти управління запасами.

Надавати аналітику ключових показників ефективності управління запасами

Аналітика - один із головних інструментів, що дозволяють успішно займатися торгівлею. Без оцінки її результативності складно прогнозувати. А без прогнозів, розуміння затребуваності ринку, поведінки клієнтів неможливо успішно торгувати. Система управління запасами збирає дані щодо безлічі параметрів та формує звітності. З їхньою допомогою можна оцінити показники ефективності за продуктом, групою товарів, магазином й навіть цілим напрямком. Все це допомагає оцінювати реальну картину торгівлі.

Яким вимогам має відповідати система управління товарними запасами

Щоб ефективно керувати запасами необхідно підібрати якісні інструменти. Параметри системи управління запасами мають відповідати сучасним вимогам. У такому разі це буде ефективний та надійний інструмент. Ми підібрали найважливіші критерії, за якими можна оцінити систему.

Високий рівень автоматизації & Якісний UI/UX

Зрозумілий інтерфейс, привабливий дизайн та комфортне розміщення елементів – запорука швидкого освоєння інструменту та користування всіма можливостями та функціями. Система має бути приємною, зрозумілою та легко освоюватися співробітниками з різним рівнем підготовки.

Крім того, кожен співробітник має розуміти поставлені завдання, бачити щоденну інформацію з продажу та залишків. Усі завдання мають вибудовуватися як пріоритетності. Попередження та оповіщення інформують про зміни, помилки та інші дані. Все це можна досягти за допомогою якісного дизайну. Менеджер має чітко розуміти, які інструменти він використовує та які можливості є у системи.

Здатність системи впливати на ключові фінансові показники компанії

Автоматичний розрахунок запасів, оновлення інформації в режимі реального часу, формування ланцюжка постачання та відстеження логістики, робота зі складами, розробка алгоритмів замовлень – це лише мала частина інструментів, які мають бути реалізовані. Так управління запасами та рухом товарів стає зрозумілим, а головне – покращує фінансові показники. Яким чином:

• магазини завжди своєчасно одержують товар;
• зменшуються витрати на логістику;
• знижуються витрати з допомогою зменшення ймовірності помилок;
• спрощується робота менеджера, знімаються рутинні завдання, зростає ефективність роботи співробітника;
• розробка алгоритмів допомагає підбирати товари, спираючись на сезонність;
• легка організація промо товарів зменшує втрати рекламних кампаніях;
• товари, що мають термін придатності, розподіляються за ранжируванням, втрати при списанні зменшуються.

Система управління товарними запасами однозначно впливає всі ключові фінансові показники й здатна принести компанії вигоду.

Додатковий функціонал для формування замовлень

Сюди належить оптимізація замовлень за низкою параметрів (вагою, сумою замовлення, кількістю). Це дозволяє правильно сформувати відправлення та продумати логістику. Також додатковий функціонал допомагає розділяти замовлення за відправленням, спираючись на вантажопідйомність машин, напрямок. Ведеться облік товарів-замінників, коли одна позиція наслідує іншу, або у торговій матриці присутні товари однакового типу – аналоги. Це дозволяє грамотніше розподіляти продукцію магазинами.

Ведення акцій та сезонності

Правильно провести акцію – складна місія. Необхідно враховувати багато чинників. Інструменти керування замовленнями виконують наступні завдання:

• автоматично перераховують запаси перед виходом з акції чи сезону, що дає можливість гнучкості під час маркетингових кампаній;
• оцінюють ефективність сезонності, спираючись на дані про продаж та залишки товару;
• враховують святкові дні з можливістю відмовитися від реалізації замовлень у магазини, які працюють у певний період, що дозволяє знизити витрати;
• автоматично розраховують кількість товару для конкретного магазину з урахуванням попередніх показників сезонності чи проведення акцій;
• мають у наборі різні інструменти щодо акцій, правильного виходу з сезону чи акційного періоду;
• ведуть статистику та облік за попередніми показниками, що дає зрозуміти, чи потрібно проводити акцію з конкретним товаром чи у конкретному магазині.

Правильно організовані акції – запорука успішної торгівлі та зниження втрат через неефективний менеджмент.

Повідомлення про показники ефективності та відхилення

Системи управління товарними запасами збирають важливу інформацію з усіх торгових точках та оцінюють ефективність продажів. Те, для чого раніше потрібно кілька співробітників, тривалий час й великі ресурси, тепер може проводитися в автоматичному режимі. Звичайно, за умови, що впроваджено відповідні інструменти.

Контроль та прозорість даних

Можливість дивитися історію замовлень магазину, список відсутніх товарів чи продукції, яка погано продається й перебуває в надлишку, відкриває нові можливості для управління запасами. Розуміння руху товару в логістичному ланцюжку, кількість позицій на складі дає чітке уявлення про купівельну потребу та можливості, а також про затребуваність продуктів. У хорошій системі все поєднується у зручні таблиці та форми, що дозволяють швидко оцінити стан справ.

Блок аналітики

Аналіз системи управління запасами надає колосальну можливість розширення компанії, правильної роботи з посередниками, партнерами, дилерами та клієнтами. Арсенал інструментів аналітики дозволяє розуміти втрачені можливості, бачити всі продажі, надлишки, дефіцит та інші показники незалежно від обсягу складів чи магазинів. Аналітика – це один із головних блоків та причина, через яку взагалі варто впроваджувати системи управління товарними запасами.

Кросплатформеність

Можливість працювати з комп'ютера, ноутбука або телефону позбавляє менеджерів та інших співробітників необхідності сидіти лише у робочому кріслі. Торгові представники регулярно перебувають у дорозі, кроссплатформенність дає можливість повноцінно використовувати інструмент та отримувати потрібну інформацію у повному обсязі.

Індивідуальна розробка гарантує високий рівень гнучкості та можливість персонального налаштування інструментів під потреби бізнесу. При цьому система має швидко працювати та відповідати вимогам компанії.

Якщо система управління товарними запасами відповідає цим вимогам, її можна сміливо впроваджувати. Але, як правило, коробкові рішення не здатні на 100% вирішити біль бізнесу. Персональні рішення завжди ефективніші. Компанія Wezom пропонує розробку системи керування товарними запасами для вашого бізнесу. Ми врахуємо всі нюанси та особливості вашої компанії, проведемо аналітику та розробимо інструмент під ваші завдання. Ви отримаєте готове та максимально корисне рішення. Зателефонуйте нам, щоб дізнатися деталі, отримати консультацію та підібрати найкращий варіант.

Софт для управління запасами: різновиди та приклади

Ринок пропонує чимало ефективних програм для управління запасами. Складаються вони переважно з різних модулів, що дозволяє налаштувати софт під свої потреби. В залежності від ПЗ, ви можете обрати:

• хмарну платформу – дані зберігаються на сервері розробника, що дозволяє отримати доступ з будь-якого місця;
• коробковий софт – дані знаходяться на комп’ютерах компанії, але програмні рішення поставляє вендор;
• костомний варіант – розробка софту з нуля під потреби компанії.

Обирати системи управління товарними запасами треба з урахуванням особливостей бізнесу, бюджету, а також завдань, що вона має виконувати. Це можуть бути універсальні рішення або програми, орієнтовані на певну галузь:

• універсальні ПЗ – Cin7, Oracle EBS, SAP, Zoho Inventory;
• для гуртової торгівлі – inFlow;
• для виробництва – Katana, Megaventory;
• для невеликих магазинів – Sortly, Lightspeed Retail;
• для ресторанів – Upserve.

Кожен софт має свої особливості, тому перш ніж обрати, варто порадитися з програмістами та аналітиками. Альтернативою хмарним та коробковим рішенням є розробка кастомного софту. Це рішення часто є оптимальним з багатьох причин - оптимізованість під операційні процеси компанії, незалежність від сторонніх вендорів, кібербезпека тощо.