Как правильно выбрать систему управления запасами?

Компании и розничные магазины за последние 5-7 лет в корне изменили подход к управлению запасами товара. Если раньше все велось в ручном режиме и компания могла позволить себе списания, то сегодня за счет снижения маржинальности, роста конкуренции и централизации управления важно тщательно отслеживать запасы и минимизировать риски человеческого фактора. Автоматизировать эти процессы помогают системы управления товарными запасами. Они помогают снизить издержки, рационализировать складское пространство и оптимизировать работу компании.

Управление запасами: что это такое

Управление товарными запасами – это комплекс методов, которые должны решить следующие задачи:

• обеспечить максимально высокий уровень обслуживания клиентов и одновременно минимизировать затраты, связанные с хранением товара;
• рассчитать потребности предприятия в определенных товарных запасах;
• определить минимальную и максимальную норму запасов, которая должна храниться на предприятии;
• контролировать имеющиеся товарные запасы – отслеживать их местонахождение, количество, срок годности и т.п.;
• разработать эффективный метод пополнения запасов.

Чтобы решить эти вопросы, нужно в частности иметь качественный софт, дающий эффективные инструменты управления запасами.

Классификация запасов

Запасы – это активы предприятия в виде всевозможной продукции, бытовых и других товаров, находящихся на разных этапах производства и продажи. Активы находятся в «замороженном» состоянии, преимущественно на складах, и ожидают своей очереди вступить в процесс производства, или продажи покупателям.

Есть несколько классификаций товарных запасов:

• в зависимости от вида и назначения;
• исходя из логистики;
• по функциям;
• по размещению.

Классификация запасов в зависимости от вида и назначения:

• Сырье – продукция, используемая для изготовления определенного товара или его компонентов.
• Запасы незавершенного производства – продукция произведенная, но не готовая к продаже (например, конфеты без обертки).
• Товары для техобслуживания, ремонта и эксплуатации – эти запасы использует предприятие, чтобы своевременно чинить поломанную технику или использовать при производстве товара (например, формы для изготовления конфет).

Классификация запасов с учетом логистики:

• Производственные запасы – продукция, предназначенная для производства (сырье).
• Товарные запасы – готовая продукция для продажи, хранящаяся у производителя, посредника, на складах магазинов.

Классификация запасов по функциям:

• Текущие – производственные и товарные запасы, необходимые для обеспечения непрерывного производства или сбыта.
• Резервные – материальные ресурсы, создающие с учетом возможности возникновения на них резкого спроса.

Классификация запасов по размещению:

• на складе;
• транзитные (переходные) – двигаются от одного склада к другому.

В чем опасность неэффективного управления запасами?

Количество продукции на складе постоянно меняется, что зависит от разных причин (спроса, отгрузки/загрузки товара), поэтому без качественного менеджмента и ПО этот процесс трудно контролировать. С одними таблицами на руках руководители не могут объективно видеть ситуацию, поэтому могут принимать ошибочные решения по пополнению запасов.

Неэффективное управление запасами и движением товаров приводит к следующим последствиям:

• Нехватка товара на складе, что делает невозможным его продажу, отсылает покупателя к конкурентам.
• Избыток продукции на складе, что тоже не хорошо. Активы надолго “заморожены”, поэтому нужно искать дополнительное место для размещения продукции, а это дополнительные расходы и ограничения на новые закупки. Если продукты быстро портятся, то невозможность быстро их сбывать нанесет бизнесу существенные потери.
• Воровство, потери – непромаркированный товар легко потерять, поскольку его местонахождение отследить невозможно, из-за чего такие активы приходится списывать.
• Неудовлетворенные клиенты – недостаток информации приводит к тому, что менеджмент фактически не знает, что продается хорошо, а что нет. Если нужного товара нет на складе, клиент не только пойдет к конкурентам, но и будет склонен обращаться к ним в дальнейшем.

Эффективное управление запасами: преимущества

Параметры системы управления запасами можно настроить так, чтобы максимально решить вопросы, связанные с хранением товара. Это позволяет:

• более эффективно использовать активы компании, улучшить показатели оборачиваемости запасов;
• правильно корректировать количество продукции на складе при увеличении или уменьшении ассортимента;
• оптимизировать расходы компании на закупку определенных видов товара;
• повысить уровень обслуживания покупателей благодаря увеличению ассортимента;
• быстро фиксировать прибытие/отбытие товара;
• своевременно узнавать о необходимости пополнения ассортимента;
• избегать ситуаций, когдана складе недостаточно нужного товара;
• правильно готовиться к сезонному изменению спроса (например, постепенное увеличение/уменьшение закупки);
• предотвратить накопление дорогостоящей продукции;
• уменьшить количество списаний товарных запасов.

Анализ системы управления запасами позволяет быстро решить проблему, без привлечения дополнительных специалистов, что позволяет сэкономить время и деньги. Софт собирает и обновляет данные, предоставляет их пользователю в удобном формате, в некоторых случаях предлагает несколько эффективных вариантов решения проблемы.

Уменьшение затрат

Автоматизированная система управления товарными запасами позволяет своевременно пополнять запасы, избегая дефицита или накопления. Это позволяет снизить расходы на закупку и хранение. Кроме того, большое количество продукции, хранящейся на складе, может привести к ее удорожанию, поскольку вы автоматически лишаетесь места и свободных средств на закупку нового товара.

Система управления товарными запасами способна указать на нерентабельную продукцию, которая долго находится на складе и не продается. Чтобы от нее избавиться, «разморозить деньги», можно провести акцию, предложить скидки. Как только вы избавитесь от залежавшихся товаров, получите средства и место для покупки новой продукции.

Повышение производительности труда

Правильно и четко продуманный алгоритм действий позволяет сотрудникам избавиться от монотонной, неинтересной работы, которая может снизить их производительность. Благодаря автоматизации системы управления товарными запасами они тратят меньше времени на поиск определенных позиций товара, отслеживание их местонахождения. Это позволяет привлекать работников к деятельности, где они более необходимы, что способствует развитию бизнеса.

Правильное зонирование

Инструменты управления запасами автоматически определяют, где именно размещать продукцию, учитывая разные показатели, в частности:

• габариты;
• спрос;
• срок годности;
• срок прибытия/выбытия и т.д.

Правильное зонирование позволяет увеличить полезную площадь, что значительно повышает эффективность работы склада и всего предприятия.

Позитивные отзывы клиентов

Клиент не только вернется в следующий раз, но и приведет новых покупателей, если:

• товар всегда в наличии,
• цены привлекательные,
• доставка быстрая.

Это будет способствовать положительному имиджу, развитию компании.

Торговые сети уменьшают человеческий фактор в заказе количества товаров

На такое явление влияет несколько факторов. Во-первых, персонал компании может быть заинтересован в закупке определенного рода товара. Во-вторых, показатели эффективности конкретных сотрудников могут отличаться от показателей, которые заложены в основе управления бизнесом. В-третьих, никто не отменял человеческий фактор и возможность ошибок.

Самая распространенная проблема – работа с товарами, имеющими сроки годности. Зачастую остатки подлежат списанию. Многие торговые сети вынуждены заказывать их с дефицитом, так как не способны в точности рассчитать потребности клиента и прогнозировать уровень продаж. С этой задачей справляется система управления товарными запасами.

Проблема ручного управления запасами и вмешательства человека заключается еще и в том, что есть фактор влияния финансовой заинтересованности. Например, магазин знает, какая группа товаров выгоднее. Следовательно, отказывается брать другие позиции, находящиеся в ассортиментной матрице. В итоге часть товаров перестает попадать на витрины, теряется востребованность и объективность в оценке торговли. Только потому, что какой-то товар магазину просто не выгодно продавать из-за более низкой маржи или более редких покупок.

Многие компании пытаются внедрять автоматизацию при помощи таблиц Excel или подобных инструментов. Но, по сути, это обычное ведение отчетности продаж. Далее включается оценочное суждение сотрудника и формирование плана управления запасами. Это снижает эффективность и загружает менеджера рутинными задачами. Инструменты управления запасами позволяют автоматизировать процессы расчета.

Для бизнеса важно понимать, на сколько дней хватит запаса товара, каков параметр отсрочки платежей и как формируются операционные средства, которые остаются для развития компании. Инструмент позволяет видеть четкую картину и бизнес-процессы, формировать план продаж. Возможности и параметры системы управления запасами позволяют работать со следующими бизнес-процессами:

• своевременное пополнение магазинов ассортиментом с центрального склада;
• анализ продаж акционных товаров, отслеживание эффективности продаж, формирование ассортиментной матрицы;
• аналитика всех ключевых параметров, позволяющих оценить эффективность продаж и товарного запаса;
• аналитика показателей продаж при введении дополнительных условий и параметров, переоценка запасов в режиме реального времени;
• инструменты разработки стратегий при возникающих проблемах и внеплановых изменениях.

Главная задача инструмента – организовать управление запасами и движением товаров в автоматическом режиме, с минимальным участием человека. Это позволит избежать ошибок, минимизировать риски и сократить издержки.

На что обратить внимание при анализе текущей или выборе новой системы управления запасами

Существует множество решений, позволяющих автоматизировать управление запасами. Есть готовые решения, которые остается только внедрить в систему. Многие торговые сети уже имеют какие-то инструменты. Но при этом лучшим выбором остается разработка собственного решения. Индивидуальная разработка позволяет внедрять уникальные инструменты под потребности вашей компании. Анализ системы управления заказами становится эффективнее и точнее.

Независимо от того, используется ли готовое решение, или разрабатывается индивидуальный продукт, важно понимать, какие задачи должна решать система управления товарными запасами:

Корректно рассчитывать целевой запас

Это одна из основных функций. Важно правильно понимать, сколько товара осталось в конкретном магазине, иметь информацию по каждой позиции и понимать, когда необходимо его пополнить. Кроме того, система должна автоматически оповещать об исчерпании запаса и формировать заказ на доставку. Благодаря точным расчетам торговая сеть понимает показатели каждой позиции в каждом своем магазине.

Готовность к колебаниям в спросе

Проведение сезонных акций и распродаж, введение нового продукта на рынок, промо акции, праздничные продажи – все это влияет на колебания спроса. Елки не продают летом, а резные тыквы и искусственная паутина попадают на полки магазинов только в конце октября. Примерно так и работает учет показателей спроса. Контролировать колебания рынка вручную сложно, для этого и существуют инструменты управления запасами.

Предоставлять аналитику ключевых показателей эффективности управления запасами

Аналитика - один из главных инструментов, позволяющих успешно заниматься торговлей. Без оценки ее результативности сложно давать прогнозы. А без прогнозов, понимания востребованности рынка, поведения клиентов, невозможно успешно торговать. Система управления запасами собирает данные по множеству параметров и формирует отчетности. С их помощью можно оценить показатели эффективности по продукту, группе товаров, магазину и даже целому направлению. Все это помогает оценивать реальную картину в торговле.

Каким требованиям должна соответствовать система управления товарными запасами

Чтобы эффективно управлять запасами, необходимо подобрать качественные инструменты. Параметры системы управления запасами должны соответствовать современным требованиям. В таком случае это будет эффективный и надежный инструмент. Мы подобрали самые важные критерии, по которым можно оценить систему.

Высокий уровень автоматизации & Качественный UI/UX

Понятный интерфейс, привлекательный дизайн и комфортное размещение элементов – залог быстрого освоения инструмента и пользования всеми возможностями и функциями. Система должна быть приятной, понятной и легко осваиваться сотрудниками с разным уровнем подготовки.

Кроме того, каждый сотрудник должен понимать поставленные задачи, видеть ежедневную информацию по продажам и остаткам. Все задачи должны выстраиваться в порядке приоритетности. Предупреждения и оповещения информируют об изменениях, ошибках и других данных. Все это достижимо с помощью качественного дизайна. Менеджер должен четко понимать, какие инструменты он использует и какие возможности есть у системы.

Способность системы влиять на ключевые финансовые показатели компании

Автоматический расчет запасов, обновление информации в режиме реального времени, формирование цепочки поставок и отслеживание логистики, работа со складами, разработка алгоритмов заказов – это лишь малая часть инструментов, которые должны быть реализованы. Так управление запасами и движением товаров становится понятным, а главное – улучшает финансовые показатели. Каким образом:

• магазины всегда своевременно получают товар;
• уменьшаются расходы на логистику;
• снижаются издержки за счет уменьшения вероятности ошибок;
• упрощается работа менеджера, снимаются рутинные задачи, увеличивается эффективность работы сотрудника;
• разработка алгоритмов помогает подбирать товары, опираясь на сезонность;
• легкая организация промо товаров уменьшает потери в рекламных кампаниях;
• товары, имеющие срок годности, распределяются по ранжированию, потери при списании уменьшаются.

Система управления товарными запасами однозначно влияет на все ключевые финансовые показатели и способна принести компании выгоду.

Дополнительный функционал при формировании заказов

Сюда относится оптимизация заказов по ряду параметров (весу, сумме заказа, количеству). Это позволяет правильно сформировать отправки и продумать логистику. Также дополнительный функционал помогает разделять заказы по отправке, опираясь на грузоподъемность машин, направление. Ведется учет товаров-заменителей, когда одна позиция наследует другую, или в торговой матрице присутствуют товары одинакового типа – аналоги. Это позволяет более грамотно распределять продукцию по магазинам.

Ведение акций и сезонности

Правильно провести акцию – сложная миссия. Необходимо учитывать множество факторов. Инструменты управления заказами выполняют следующие задачи:

• автоматически пересчитывают запасы перед выходом из акции или сезона, что дает возможность гибкости при ведении маркетинговых кампаний;
• оценивают эффективность сезонности, опираясь на данные о продажах и остатках товара;
• учитывают праздничные дни с возможностью отказаться от реализации заказов в магазины, которые не работают в определенный период времени, что позволяет снизить издержки;
• автоматически рассчитывают количество товара для конкретного магазина с учетом предыдущих показателей сезонности или проведения акций;
• имеют в наборе разные инструменты для проведения акций, правильного выхода из сезона или акционного периода;
• ведут статистику и учет по предыдущим показателям, что дает понять, нужно ли проводить акцию с конкретным товаром или в определенном магазине.

Правильно организованные акции – залог успешной торговли и снижение потерь за счет неэффективного менеджмента.

Сообщения о показателях эффективности и отклонениях

Системы управления товарными запасами собирают важную информацию по всем торговым точкам и оценивают эффективность продаж. То, для чего раньше требовалось несколько сотрудников, длительное время и большие ресурсы, теперь может проводиться в автоматическом режиме. Конечно при условии, что внедрены подходящие инструменты.

Контроль и прозрачность данных

Возможность смотреть историю заказов магазина, список недостающих товаров или продукции, которая плохо продается и находится в избытке, открывает новые возможности для управления запасами. Понимание движения товара в логистической цепочке, количество позиций на складе дает четкое представление о покупательской потребности и возможностях, а также о востребованности продуктов. В хорошей системе все соединяется в удобные таблицы и формы, позволяющие быстро оценить положение вещей.

Блок аналитики

Анализ системы управления запасами дает колоссальную возможность для расширения компании, правильной работы с посредниками, партнерами, дилерами и клиентами. Арсенал инструментов аналитики позволяет понимать упущенные возможности, видеть все продажи, излишки, дефицит и другие показатели, независимо от объема складов или магазинов. Аналитика – это один из главных блоков и причина, по которой вообще стоит внедрять системы управления товарными запасами.

Кроссплатформенность

Возможность работать с компьютера, ноутбука или телефона избавляет менеджеров и других сотрудников необходимости сидеть только в рабочем кресле. Торговые представители регулярно находятся в пути, кроссплатформенность дает возможность полноценно использовать инструмент и получать нужную информацию в полном объеме.

Индивидуальная разработка гарантирует высокий уровень гибкости и возможность персональной настройки инструментов под потребности бизнеса. При этом система должна быстро работать и отвечать требованиям компании.

Если система управления товарными запасами соответствует этим требованиям, то ее можно смело внедрять. Но, как правило, коробочные решения не способны на 100% решить боли бизнеса. Персональные решения всегда эффективнее. Компания Wezom предлагает разработку системы управления товарными запасами для вашего бизнеса. Мы учтем все нюансы и особенности вашей компании, проведем аналитику и разработаем инструмент под ваши задачи. Вы получите готовое и максимально полезное решение. Позвоните нам, чтобы узнать детали, провести консультацию и подобрать лучший вариант.

Софт для управления запасами: разновидности и примеры

Рынок предлагает множество эффективных программ для управления запасами. Состоят они преимущественно из разных модулей, что позволяет настроить софт под свои потребности. В зависимости от ПО, вы можете выбрать:

• облачную платформу – данные хранятся на сервере разработчика, позволяющего получить доступ из любого места;
• коробочный софт – данные находятся на компьютерах компании, но программные решения поставляет вендор;
• костомный вариант – разработка софта с нуля под нужды компании.

Выбирать системы управления товарными запасами нужно с учетом особенностей бизнеса, бюджета, а также задач, которые нужно решать компании. Это могут быть универсальные решения или программы, ориентированные на определенную область:

• универсальные ПО – Cin7, Oracle EBS, SAP, Zoho Inventory;
• для оптовой торговли – inFlow;
• для производства – Katana, Megaventory;
• для небольших магазинов – Sortly, Lightspeed Retail;
• для ресторанов – Upserve.

Каждый софт имеет свои особенности, поэтому, прежде чем выбрать, стоит посоветоваться с программистами и аналитиками. Альтернативой облачным и коробочным решениям является разработка кастомного софта. Это решение часто является оптимальным по многим причинам - оптимизация под операционные процессы компании, независимость от сторонних вендоров, кибербезопасность и т.д.