Як працює CRM система для стоматології

Стоматологічні клініки та приватні кабінети дбають про те, щоб їхні клієнти були постійними. Але, крім цього, потрібно і залучати і нових. Поліпшити клієнтський сервіс та залучити нових пацієнтів допоможе CRM для стоматології. Це потужний цифровий інструмент, який виводить бізнес уперед.

Які можливості відкриває CRM для стоматології

Лікаря та їхні помічники щоденно витрачають від 30 до 90 хвилин свого робочого часу на пошук інформації про клієнта. Сюди також варто додати обробку замовлень, створення рахунку на оплату та інші бізнес-процеси, які ведуться у стоматології. Лікування пацієнта – це лише частина роботи клініки, решту пацієнт зазвичай не бачить. CRM система для стоматології допомагає спростити ведення пацієнта, автоматизувати чимало рутинних завдань та покращити якість обслуговування.

Діджитал відкриває нові можливості для стоматологічного бізнесу. Весь процес, починаючи від дзвінка, стає структурованим і має такий вигляд: пацієнт дзвонить, щоб записатися на прийом. Якщо він уже був у клініці, CRM для обліку клієнтів стоматології одразу повідомить про це та надасть його ім'я та історію взаємодії. Якщо пацієнт новий, то в режимі реального часу помічник може внести його дані в персональну картку.

Це електронна медична карта, де відображаються не лише персональні дані, а й історія звернень. Прикріплюються зубні карти, причини звернення та інші важливі для лікаря дані.

Запис пацієнта також ведеться онлайн. Помічник фіксує звернення, записує симптоми, призначає час. CRM для стоматологій має вбудований календар лікаря. До нього одразу вноситься запис про прийом. Лікар завжди знає свій розклад, і ймовірність помилок зменшується. Якщо дата вже зайнята, помічник отримує повідомлення і призначає пацієнтові інший час.

Система сповіщень попередить лікаря про прийом, а також надішле нагадування клієнту. Налаштування оповіщень дозволяє попереджати клієнтів у зазначений час, наприклад, за 2 дні, за день і за кілька годин до прийому.

Під час прийому всі дані заносяться до персональної медичної картки. CRM для стоматологій дозволяє робити фінансові розрахунки, формує договір надання медичних послуг та виставляє рахунок. Все в одному місці та в електронному форматі. Просто, зручно та ефективно.

Невипадково цифровізація охорони здоров'я стала одним із пріоритетів України на державному рівні. У нас вже кілька років функціонує система Helsi, а в перспективі планується і впровадження єдиної системи електронних лікарняних карт. Доступ до таких карток буде у всіх клінік - як у приватних, так і державних.

Що варто враховувати при виборі CRM для стоматологічної клініки

Існує безліч рішень, які дозволяють працювати з клієнтами. CRM системи для стоматології мають широкий функціонал, багато з них гнучкі в налаштуваннях. Але слід враховувати кілька факторів:

• Стоматологи нерідко поєднують роботу у приватному кабінеті та державній лікарні. Тому лікар має віддалено мати доступ до інформації та отримувати оповіщення, щоб вчасно відреагувати на запис. Для цього використовується мобільний додаток та налаштована система оповіщень.
• Джерелом вхідних дзвінків може бути не лише телефон з реклами, а й сайт, месенджер чи інші інструменти. Тому CRM для стоматологій необхідно інтегрувати зі сторонніми інструментами.
• Персональні налаштування та гнучкість системи – один із важливих пунктів. Так компанія зможе налаштувати інструмент під свої потреби.
• Інтерфейс CRM має бути зрозумілим і простим у освоєнні. Лікар або його помічник не витрачатимуть багато часу, щоб знайти потрібну функцію або кнопку.

Тому ми пропонуємо індивідуальну розробку CRM системи для стоматології. На старті вона вимагає більш вагомих інвестицій, ніж коробкове рішення, але в перспективі буде набагато ефективнішою і дозволить заощадити. Ви отримуєте інструменти особисто під ваші потреби. Далі ми розповімо, як відбувається така розробка і чому це вигідно.

Функції, які виконує CRM система стоматології

CRM для стоматології – це практично ще один співробітник, який 24/7 допомагає в організаційних справах. По-перше, вона справді дає можливість записуватися на прийом у будь-який час. Якщо у пацієнта заболів зуб посеред ночі, він може записатися без оператора в автоматичному режимі. У персональній системі можна налаштувати, як розподіляти таких пацієнтів. Або вранці він стоятиме першим у черзі на обробку заявки.

По-друге, CRM система для стоматології виконує безліч функцій, серед яких:

• Ведення бази клієнтів. Кожен клієнт має персональну картку, в якій зберігається історія та важливі дані. Наприклад, якщо клієнт погано переносить наркоз, чутливий до болю. Крім того, лікар може доповнювати картку персональними коментарями про стан та особливості пацієнта.
• Планування. Лікування зубів іноді затягується, тому потрібно одразу скласти графік. Так клієнт знає, коли в нього наступний прийом, а в лікаря займаються потрібні дні. CRM для стоматології завжди нагадає пацієнтові про прийом.
• Реалізація бонусної програми. Підвищити лояльність відвідувача допоможе бонусна система. Кожне відвідування фіксується, тому програма може розрахувати персональну знижку. Завдяки особистим даним у картці клініка може скласти план акцій для кожного клієнта, наприклад знижки з нагоди дня народження. 
• Фінансова аналітика. Одна з найважливіших функцій, яка значно полегшує роботу клініки. Усі фінансові звітності перебувають у одному місці. Менеджмент бачить співвідношення витрат та доходів. На основі цих даних формується план подальших робіт, розробляється стратегія розвитку бізнесу та є чітке розуміння, наскільки ефективно працює компанія.
• Формування робочого графіку співробітників. У стоматологічній клініці працює кілька співробітників, тому важливо правильно розпланувати графіки. Також через CRM системи для стоматології можна планувати відпустки, відстежувати лікарняні, облік змін.
• Документообіг. У стоматологічній клініці ведеться велика кількість документів. Крім виставлення рахунків та договорів з пацієнтами, клініка укладає договір на постачання медикаментів, обладнання. Всі документи зберігаються в одному місці, а завдяки створенню шаблонів можна прискорити процес роботи з документами та спростити їх заповнення.
• Онлайн-запис до стоматолога. Клієнту достатньо зробити пару кліків у своєму смартфоні, щоб записатися на прийом до лікаря. Це підвищує кількість звернень, спрощує взаємодію компанії та пацієнта, дає можливість звернутися до клініки у будь-який час.
• Автоматизований продаж послуг. Тепер, крім телефонних звернень, працює пряма взаємодія на сайті. Пацієнт вивчає інформацію, яку ви надаєте на своєму сайті, та записується на прийом у кілька кліків. Це автоматизує процес продажу послуг.

Всі ці функції виконує єдина система CRM для стоматології. Це ваш надійний помічник, який завжди під рукою і готовий працювати без вихідних, відпочинку та лікарняного.

Переваги CRM стоматології

Функції CRM системи стоматології дуже об’ємні. Але клініка може працювати і без них, якщо із цим завданням справляється менеджер. То навіщо впроваджувати новий інструмент у свою компанію? Тому що він має масу переваг:

• стандартизація бізнес-процесів. Персонал буде дотримуватися певних правил, щоб працювати в системі, тому всі процеси стають зрозумілими та структурованими;
• докладна звітність дозволяє оцінити ефективність працівників та справедливо преміювати їх;
• система дозволяє збирати всю необхідну інформацію про клієнта та надає її у зручному вигляді, а кожен етап взаємодії фіксується;
• результативність персоналу підвищується за рахунок контролю ефективності та розробки бонусної програми, всі процеси всередині компанії покращуються, кожен чітко розуміє, що йому робити;
• сегментування клієнтів дає можливість розбити їх за категоріями, наприклад, на постійних, разових, регулярних – це дозволяє краще обробляти заявки та покращувати продаж;
• більшість бізнес-процесів автоматизуються та спрощуються, знижується навантаження на менеджера, а ефективність залучення клієнтів зростає;
• автоматизація прийому заявок у час дає можливість збільшити потік відвідувачів;
• зменшується ймовірність помилок, оскільки CRM для стоматології контролює кожну дію, повідомляє пацієнтів про прийом, виставляє робочий графік лікаря.

Це інструмент, який виводить клініку на новий рівень обслуговування. Далі все в руках лікаря. Але працювати з клієнтом стає просто, комфортно та прибутково. Тому впроваджуйте CRM для стоматологій у свій бізнес.

Етапи розробки CRM для стоматології

Команда WEZOM пропонує послуги з розробки кастомного ПЗ для стоматології. Ми створюємо індивідуальний продукт із функціоналом під ваш бізнес. Розробка CRM проходить у декілька етапів:

• Збір Функціональних вимог до системи. Ми вивчаємо особливості вашого бізнесу, принципи роботи з клієнтами, поринаємо у бізнес-процеси, щоб зрозуміти, які інструменти потрібно діджиталізувати.
• Створення технічного завдання. За підсумками зібраних даних створюється технічне завдання для спеціалістів, підбирається стек технологій, обирається методологія розробки. Наша мета – зробити продукт якнайшвидше і запустити його, щоб ви відчули результат.
• Відображення дизайну. Дизайну приділяється особлива увага, тому що нам важливо зробити CRM для обліку клієнтів стоматології привабливим зовні та зручним у використанні. Тому дизайнери продумують розміщення всіх елементів. Якщо у вас фірмовий стиль, ми використовуємо його, щоб уніфікувати дизайн.
• Складання беклогу. Спринтова розробка. Це ефективний підхід до розробки. Призначаються завдання, визначається час розробки, що називається спринт. Далі у спринті дизайнери, програмісти та інші фахівці виконують план своєї роботи. На наступному спринті оцінюється результат та ставляться нові завдання. Так поступово створюється CRM для стоматологій.
• Технічна підтримка та розвиток продукту. Після розробки проводиться тестування та запуск продукту. Але на цьому ми не закінчуємо своєї роботи. Наші фахівці надають гарантійну технічну підтримку, а також продумують, як покращити продукт та зробити його ще ефективнішим.

Такий підхід у розробці дозволяє нам створювати персональні CRM для стоматології та враховувати потреби бізнесу. Нам важливо зробити інструмент під вашу компанію, щоб він одразу почав працювати і приносити зиск.

Висновки

CRM система для стоматологій – це відмінне рішення, яке не замінює, а доповнює роботу менеджера, покращує взаємодію з клієнтами та підвищує лояльність до компанії. Вона допомагає автоматизувати чимало процесів, вести картку клієнта в електронному вигляді, спростити запис на прийом та скласти плани роботи. Це ще один співробітник, який допомагає розвивати бізнес та виводить його на новий рівень.

Замовити розробку системи CRM для стоматології ви можете у команди WEZOM. Зателефонуйте нам або залиште заявку на сайті. Наш спеціаліст зв'яжеться з вами, щоб відповісти на ваші запитання та домовитись про зустріч. Ми зможемо оцінити вартість розробки та терміни, надамо вам детальний план створення продукту. Давайте покращувати стоматологічний бізнес разом.