BPM-система (BPMS): как выбрать лучшее решение для оцифровки бизнеса

Бизнес-процессы можно считать «скелетом» любого предприятия, любой компании. Они включают организацию работы сотрудников, планирование, менеджмент и стратегию развития бизнеса. В большинстве предприятий управление процессами ведется в ручном режиме. Но это не самый эффективный подход, гораздо большего можно достичь через автоматизацию и диджитализацию. С этим бизнесу помогают BPM системы.

Что такое Business Process Management (BPM)

Business Process Management – это корпоративное программное обеспечение, которое помогает управлять бизнес процессами при помощи IT решений. Это продвинутая цифровая экосистема из нескольких модулей, которые позволяют управлять рабочими процессами компании, контролируя каждый из них и уменьшая влияние человеческого фактора.

Идеология BPMS системы заключается в визуальном представлении каждого процесса. Благодаря этому легко понять его устройство, обнаружить слабые места и понять, как их устранить. Основная цель такого программного обеспечения – общее улучшение деятельности компании. Продукт раскрывает новые возможности, позволяет контролировать каждый процесс, следовать строгим алгоритмам, уменьшает риск ошибок.

BPMS системы – это инструмент, который осваивается гораздо легче, чем большинство диджитал продуктов для корпоративного сегмента. Сотрудники легко принимают функционал, и общая эффективность компании повышается. Особенно, если инструмент разрабатывается персонально под потребности бизнеса.

Отличие BPM от проектного подхода

Большинство диджитал систем для корпоративного сегмента предусматривают встроенный алгоритм действий, и это хорошо работает в типичных ситуациях. Жесткие стандарты автоматизации процессов обычно называют проектным подходом. 

Но в современном подходе к бизнесу важны индивидуальные решения и гибкость. BPM система позволяет подстроиться под персональные требования компании и настраивать процессы в режиме реального времени. Заданная модель у других систем зачастую требует подстройки бизнес процесса под ее возможности. В случае же с BPM все наоборот, система настраивается под процесс.

В отличие от проектного подхода, BPM системы хорошо хороши в тех процессах, которые нуждаются в постоянном контроле и ситуационном менеджменте. Например, работа отдела закупок, поставок, логистики, бухгалтерии. BPM помогает управлять этими процессами и отвечает на главные вопросы: какая, кем и где выполняется задача, каким должен быть результат, кто ответственный за выполнение.

Как выбрать BPM систему?

Мы разобрались, зачем нужны BPM системы, что это и как используются. Но как выглядит рынок таких инструментов? что о них нужно знать бизнесменам, которые раздумывают над инвестициями в диджитал?

Структура BPM систем

Первое, что нужно понимать - решения могут быть массовыми, “коробочными”, а могут быть кастомными, созданными под конкретную компанию. Это и определяет структуру продукта. Коробочные решения до определенной степени универсальны и доступны. А кастомные отличаются продвинутой архитектурой.  

Зачастую мы рекомендуем заказывать индивидуальную разработку, потому что это позволяет сделать инструмент для вашего бизнеса, под специфические задачи. Она обходится дороже, но ее эффективность в разы выше стандартных решений. Тем не менее, структура BPM системы приблизительно одинаковая и выглядит следующим образом:

• Система графического моделирования бизнес процессов. Это технология, позволяющая визуально спроектировать рабочий процесс, чтобы он был понятен каждому сотруднику. 
• Система динамического моделирования. В отличие от графического проектирования бизнес процесса, динамика позволяет понять всю цепочку действий и наглядно увидеть, как управлять процессом, в каких местах его можно улучшить и усовершенствовать.
• Модуль разработки внутренних приложений. Это набор инструментов, позволяющий программисту создавать внутренние приложения для повышения эффективности компании. Например, мессенджеры, различные интеграции со сторонними ресурсами и т.д.
• Система управления потоком работ. Это один из главных модулей BPM системы, который используется для постановки задач, а также отслеживания их эффективности. Тут формируется документация, создаются правила и алгоритмы, по которым работает бизнес процесс и используются системы контроля и мониторинга за выполнением задач.
• Интерфейс процессов. Это визуальное отображение задач для сотрудников, позволяющее расставлять приоритеты, назначать исполнителей и контролировать их деятельность.
• Инструмент управления BPM. Это своеобразный центральный модуль, которым управляет администратор. Тут назначаются права доступа, контролируется работа всей системы.

Это основная структура BPM системы. Дополнительно могут внедряться другие модули, но зачастую этого достаточно для решения большинства задач. При индивидуальной разработке мы учитываем множество факторов, создавая качественный рабочий инструмент для бизнеса.

Преимущества BPM

Прежде, чем выбирать BPM систему для своего бизнеса, необходимо понять, нужна ли она вообще. Иногда достаточно других инструментов, чтобы работать с процессами и улучшать деятельность компании. Business Process Management – это комплексный диджитал инструмент, имеющий следующие преимущества:

• Управление процессами позволяет сократить издержки и увеличить прибыль. Несмотря на то, что внедрение BPM системы требует инвестиций, они быстро окупаются и приносят выгоду компании.
• Простое обучение и внедрение. В отличие от большинства корпоративных приложений, BPM внедрить довольно просто, ее интерфейс понятен каждому. Сотрудники быстро обучаются использовать инструмент, он практически сразу начинает работать на компанию.
• Четкий регламент действий. Это позволяет следовать заданному плану, исключать человеческий фактор или вероятность ошибок. Система помогает следовать заданному алгоритму рабочих процессов.
• Четкое распределение задач и контроль их выполнения позволяет рационально распределять нагрузку между сотрудниками и отслеживать эффективность работы. От этого показателя зависит успех компании, поэтому прозрачный контроль за работой сотрудников позволит назначать справедливые зарплаты и оптимизировать работу персонала.
• Полный контроль со стороны менеджера, причем, полностью прозрачный. Исключается подтасовка фактов, менеджер оценивает работу сотрудников справедливо, собирая отчетности в электронном виде.
• Упрощенная система изменения бизнес-процесса. Если вы видите, что какой-то процесс можно улучшить, изменения вносятся легко и быстро. Это позволяет оптимизировать работу предприятия, а также повысить эффективность.
• Гибкость в работе системы позволяет подстраиваться под изменения, что делает компанию динамичной. Если на деятельность влияют внешние факторы, то изменения можно внести быстро и без ошибок.
• Поиск проблем уменьшает затраты, снижает риски и улучшает экономические показатели компании. Благодаря мониторингу и визуальному проектированию каждого рабочего процесса, легко найти «слабые места» и устранить проблему.

Благодаря таким преимуществам, BPM система решает множество проблем бизнеса. Ее внедрение позволит расширить возможности компании, обеспечит ей запас прочности в непредвиденных ситуациях. Правильно выбрать BPM систему помогут такие шаги:

1. Определите, какими процессами компании необходимо управлять. Выбирайте наиболее приоритетные и основные.
2. Убедитесь, что BPM система способна управлять вашими процессами. Она должна представлять их графически, иметь все необходимые инструменты для работы с процессами, создавать отчеты, показывать результаты. Система должна включать все модули, описанные выше.
3. Проконсультируйтесь с теми, кто будет принимать участие в работе системы. Это менеджеры, оперативные сотрудники, бухгалтеры. Узнайте, какие требования у них есть. Например, бухгалтеры расскажут, какие им нужны инструменты для работы, а IT-специалист поделится своими приоритетными задачами. Сформируйте требования к BPM системе. Лучше их задокументировать.
4. Чтобы получить требования, необходимо ответить на вопросы: Как система будет внедряться в бизнес? Какие инструменты будут внедрены? Кто будет обеспечивать работу после внедрения?
5. Изучите предложения на рынке и подберите исполнителя. Важно рассматривать не бренд компании, а решение, которое вам предлагают. К примеру, мы в WEZOM специализируемся на индивидуальных проектах по внедрению BPM систем в бизнес.

Так вы сможете внедрить современный диджитал инструмент в свой бизнес. Приходите к нам на консультацию, и мы обсудим, как внедрить BPM в вашу компанию и что для этого необходимо.

Цели внедрения системы Business Process Management

Ключевой вопрос: зачем внедрять BPM системы в компанию? Инструмент решает сразу несколько задач. Вот основные цели внедрения:

Скорость

Аналитика бизнес процесса становится очень быстрой, есть возможность оценить возможности, понять недостатки и устранить их. Скорость обработки данных существенно увеличивается, четкая постановка задач и контроль исполнения также влияет на скорость работы компании. Многие процессы становятся быстрее, проще и понятней.

Качество

Качество работы компании увеличивается за счет уменьшения вероятности ошибок. Человеческий фактор практически не влияет на бизнес процесс, так как создается детальный алгоритм его действия. Иными словами, процесс полностью прорабатывается, и отступление от этого плана будет очевидным. Поэтому качество работы улучшается, что влияет на общую результативность компании.

Гибкость

Внедрение изменений в бизнес процессы благодаря визуализации и динамике помогает подстраиваться под изменения. Например, нарушается ход логистики. BPM система позволяет определить, где именно нарушен рабочий процесс, и тут же внести изменения. Гибкость уменьшает расходы компании, повышает эффективность.

Управление

Все бизнес процессы становятся видны, управлять ими легко, как и контролировать работу каждого отдела. Автоматизация документооборота, постановка задач, отслеживание их выполнения дает возможность полностью управлять рабочими процессами в единой платформе. При этом все данные надежно защищены и имеют копии, поэтому потерять их невозможно.

Разработка BPM

Business Process Management – это решение для компаний, которые хотят диджитализироваться и идти в будущее. Успех внедрения BPM во многом зависит от опыта и компетентности команды разработчиков.

Команда WEZOM разрабатывает корпоративные решения 22 года - это десятки успешных кейсов диджитализации бизнеса. Позвоните нам, или оставьте заявку в форме на сайте, чтобы получить консультацию. Мы подберем для вас оптимальное решение и поможем выйти на новый уровень.