Wezom
Wezom
Команда IT-компанії
02.10.2021

Автоматизація відділу постачання

Wezom
Wezom
Команда IT-компанії
02.10.2021
02.10.2021
3135
0

Коли ваші клієнти роблять замовлення, а у вас на складі раптово не виявляється потрібного товару – ви ризикуєте втратити клієнта, гроші, й навіть репутацію. Автоматизація відділу постачання дозволить вам завжди підтримувати наявність необхідних товарів та ресурсів, щоб робота вашої компанії не страждала. Зробіть так, щоб завжди було, що запропонувати клієнту.

Навіщо потрібна автоматизація процесів

Навіщо потрібна автоматизація процесів

Автоматизація відділу закупівель дозволить оптимізувати цей процес. Так ви завжди зможете задовольнити потреби своїх користувачів, налагодити процеси, щоб дозакупівля проходила регулярно, поступово та ефективно. Наприклад, завдяки автоматизованому обліку залишків ви завжди знаєте, які товари закінчуються, і настав час дозамовити ще, а які залежалися на складі. Але це далеко не всі переваги:

  • робота ваших менеджерів спроститься, вони зможуть швидше та ефективніше виконувати свої завдання;
  • вам буде простіше налаштувати роботу складу, адже постачання буде регулярним та в чітко визначений строк;
  • ви зможете контролювати та аналізувати витрати своєї компанії;
  • у вас з'явиться можливість стежити за рентабельністю закупівель та вносити відповідні зміни.

За допомогою програми для автоматизації роботи відділу постачання ви зможете вирішити безліч різних проблем, з якими стикається ваш бізнес, та обернути свої слабкості на переваги.

Найпоширеніші проблеми у сфері

Найпоширеніші проблеми області

Коли ми допомагаємо нашим партнерам створювати інструменти, ми завжди намагаємось максимально докладно вивчити проблеми, які потрібно вирішити їхньому бізнесу, щоб підібрати максимально правильні та ефективні інструменти. За роки досвіду ми стикалися з наступними проблемами в організації роботи відділу постачання:

  1. Відсутні внутрішні ефективні інструменти ухвалення рішень. Коли у вас немає точних даних, рішення не засновані ні на чому, відповідно ризик помилок та прийняття хибних рішень суттєво зростає.
  2. Відсутній єдиний реєстр потреб. Наявність кількох складів чи пунктів істотно ускладнює завдання управління закупівлями. Без жодного реєстру ви ризикуєте отримати багато дублів чи пропустити якусь одиницю.
  3. Відсутній чіткий прозорий інструмент контролю виконання регламенту. Чітка організація забезпечує підвищення ефективності та точності процесів, без неї компанія не може розвиватися, адже зациклюється на роз'єднаних рутинних процесах.
  4. Неузгоджений графік виконання замовлень. Без чіткого графіка вам важко встежити за фактичним станом залишків, а також за регулярністю постачання. Через що ускладнюється організація роботи складу, а також зростає ризик замовлень, що дублюються, від різних постачальників.
  5. Неефективність інструментів комунікацій між відділом закупівель та бізнесом. Відсутність комунікації позбавляє вас основного джерела інформації про необхідність замовлень. Таким чином, ваш бізнес стає менш ефективним.
  6. Відсутність планування закупівель. Приймаючи рішення в останній момент, ви завжди ризикуєте помилитися. Планування допоможе вам ретельніше вибирати постачальників, продумувати замовлення, організовувати закупівлі регулярно та системно.

Для цих проблем можна підібрати окремі рішення. Але рішення кожного з них входить до одного інструменту диджиталізації - автоматизації процесу закупівель.

Функції системи автоматизації закупівель

Функції системи автоматизації закупівель

Автоматизація закупівель для підприємства торкається безлічі процесів, отже, і функції у системі спрямовані різні її завдання.

  • База постачальників - допоможе вам не лише зберігати всі контакти, а й порівнювати ціни, умови співробітництва та доставки;
  • Основа контактних осіб постачальників. Кожен постачальник має торгових представників - збережіть дані тих, з ким ведете ділові контакти;
  • Процеси узгодження постачальників. Не завжди особи, які приймають рішення, безпосередньо займаються веденням бази. Спеціальні інструменти допоможуть спростити спілкування між учасниками процесу.
  • Процеси узгодження закупівель - перелік товарів, які необхідно замовити, потрібно попередньо узгоджувати. Це також можна зробити в автоматичному режимі з мінімальними витратами людських ресурсів;
  • Процеси планування та контролю фінансів. Дотримання бюджету може вплинути на списки для закупівель. Щоб не допустити перевитрати чи надмірної економії - стежте за фінансами в єдиній системі;
  • Проведення тендерних процедур. Ще один спосіб підібрати постачальників – тендер, і його також можна провести у вашій системі. У такий спосіб процедуру можна зробити максимально прозорою та вигідною.
  • Підписання та укладання договорів. Робота з документами часто стає більш трудомісткою і копіткою. Проводячи її в єдиній системі ви забезпечуєте збереження всіх даних без необхідності постійного ручного введення. Продовжити або розірвати договір можна у кілька кліків.
  • Електронний та фізичний архів операцій, який завжди буде під рукою;
  • Врахування первинної фінансової документації. Втрата фінансової документації загрожує не лише тривалими розбираннями, а й затримками у постачанні та можливому припиненні співпраці з партнером.
  • Підсистема керування процесами. Для кожного процесу можна розробити систему, яка допоможе автоматизувати його, оптимізувати, скоротити ризик помилки через людський фактор, підвищити ефективність та безпеку.

Звичайно, вам не обов'язково впроваджувати всі інструменти зі списку, як і не обов'язково обмежуватися ними для автоматизації закупівель у своєму бізнесі. Ми допомагаємо підібрати ті рішення, які будуть корисними для вашої компанії, вирішать ваші завдання та проблеми, а також допоможуть підвищити загальний рівень ефективності та репутації компанії.

Вигоди та переваги від автоматизації процесу закупівель

Вигоди та переваги від автоматизації процесу закупівель

Планування закупівель - складний та трудомісткий процес. На щастя, він піддається автоматизації. Ми вже з'ясували, які проблеми можуть виникнути у бізнесу та як їх можна вирішити за допомогою технологій. Але підсумуймо, що ж ви отримаєте в результаті:

  • Ефективне управління трудовими ресурсами - ви зможете розподіляти навантаження на своїх співробітників, а також відстежувати їхню ефективність та вибудовувати систему заохочення;
  • Повне налаштування процесів закупівель - усі ваші закупівлі будуть автоматизовані, що зменшить ризик помилок, а також допоможе вам приймати правильні рішення;
  • Проведення прозорої процедури звіряння цін та контроль бюджету витрат. Ви завжди зможете вибрати найвигіднішу пропозицію, а також розподілити бюджет таким чином, щоб отримати максимальний прибуток від ваших вкладень;
  • Наскрізні процеси укладання договорів – всі договори можна буде підписати в єдиній системі. При цьому вам навіть не доведеться особисто зустрічатися з постачальниками, а інформація завжди буде в безпеці та швидкому доступі;
  • Процеси архівного зберігання. Іноді доводиться повертатися до старих даних, договорів, накладних чи інших документів. Ви завжди зможете це зробити, адже в архіві зберігається вся документація.
  • Контроль виконання договірних зобов'язань. Оскільки договір завжди в доступі, ви завжди можете швидко звіритися з ним. Це убезпечить роботу – як для вас, так і для ваших партнерів.
  • Узгодження оплат. Процес оплати також може проводитися через вашу систему, тому всі виплати завжди будуть узгоджені та враховані в єдиній фінансовій статистиці.

Скільки б переваг ми не перерахували, всі вони в результаті призводять до одного: зростання ефективності процесу закупівель, зниження ризиків та непередбачених витрат, підвищення іміджу вашої компанії в очах як клієнтів, так і партнерів.

Розробка рішення для оптимізації відділу постачання у WEZOM

Розробка рішення для оптимізації відділу постачання у WEZOM

Компанія WEZOM вже понад 20 років займається розробкою рішень для своїх клієнтів. За цей час ми реалізували безліч проектів, створили безліч інструментів, а також припустилися помилок, які допомогли нам стати кращими.

Звертаючись до нас, ви отримуєте:

  • Досвід : ми не будемо навчатися на вашому проекті. Навпаки, ми захищатимемо вас від помилок.
  • Команду : ми пишаємось своїми висококласними фахівцями, які давно навчилися працювати як з потрібними технологіями, так і один з одним. Це міцний колектив, орієнтований на результат.
  • Залучення : наше головне завдання - не розробити сайт, а створити найкраще рішення для ваших проблем. Тому ми поринаємо у ваш бізнес, вивчаємо його особливості та підбираємо ідеальний для вас інструмент.
  • Надійність : ми гарантуємо результат, забезпечуємо прозорість усіх процесів та виплат. Ви завжди контролюєте ситуацію та будь-якої миті можете запитати звіт про виконану роботу, а ми гарантуємо дотримання термінів і вартості - жодних прихованих платежів та безпричинних затримок.

Ми допоможемо вам визначитися з набором інструментів, який потрібен саме вам, щоб ви не зливали бюджет даремно, а отримали лише те, що дійсно приноситиме вам прибуток.

Зв'яжіться з нами будь-яким зручним для вас способом, і ми проконсультуємо вас, відповімо на всі питання та зорієнтуємо щодо подальшої взаємодії.

Як вам стаття?
Давайте обговоримо Ваш проєкт
Натискаючи кнопку “Відправити”, ви даєте згоду на обробку особистих даних. Детальніше
Коментарі
(0)
Будьте першими, хто залишить коментар
wezom logo
Залишились питання?
Залиште контактні дані. Наш менеджер зв'яжеться та проконсультує вас.
Підписуйтесь на розсилку Айтижблог
blog subscriber decor image
Бажаєте отримувати цікаві статті?
Натискаючи кнопку “Відправити”, ви даєте згоду на обробку особистих даних. Детальніше
Слідкуйте за нами у соціальних мережах
Цей сайт використовує cookie-файли для більш комфортної роботи користувача. Продовжуючи переглядати сайт, Ви погоджуєтеся на використання cookie.