Когда ваши клиенты делают заказ, а у вас на складе внезапно не оказывается нужного товара - вы рискуете потерять клиента, деньги, и даже репутацию. Автоматизация отдела снабжения позволит вам всегда поддерживать наличие необходимых товаров и ресурсов, чтобы работа вашей компании не страдала. Сделайте так, чтобы вам всегда было, что предложить клиенту.
Зачем нужна автоматизация процессов
Автоматизация отдела закупок позволит вам оптимизировать этот процесс. Так вы всегда сможете удовлетворить потребности своих пользователей, наладить процессы, чтобы дозакупка проходила регулярно, гладко и эффективно. Например, благодаря автоматизированному учету остатков вы всегда знаете, какие товары заканчиваются, и пришло время дозаказать еще, а какие наоборот залежались на складе. Но это далеко не все преимущества:
- работа ваших менеджеров упростится, они смогут быстрее и эффективнее выполнять свои задачи;
- вам будет проще настроить работу склада, ведь поставки будут регулярными и в четко обозначенный срок;
- вы сможете контролировать и анализировать расходы своей компании;
- у вас появится возможность следить за рентабельностью закупок и вносить соответствующие изменения.
С помощью программы для автоматизации работы отдела снабжения вы сможете решить множество различных проблем, с которыми сталкивается ваш бизнес, и обернуть свои слабости в преимущества.
Наиболее часто встречающиеся проблемы области
Когда мы помогаем нашим партнерам создавать инструменты, мы всегда стараемся максимально подробно изучить проблемы, которые нужно решить их бизнесу, чтобы подобрать максимально правильные и эффективные инструменты. За годы опыта мы сталкивались с такими проблемами в области организации работы отдела снабжения:
- Отсутствуют внутренние эффективные инструменты принятия решений. Когда у вас нет точных данных, решения не основаны ни на чем, соответственно риск ошибок и принятия неверных решений существенно возрастает.
- Отсутствует единый реестр потребностей. Наличие нескольких складов или пунктов существенно усложняет задачу по управлению закупками. Без единого реестра вы рискуете получить много дублей или пропустить какую-то единицу.
- Отсутствует четкий прозрачный инструмент контроля выполнения регламента. Четкая организация обеспечивает повышение эффективности и точности процессов, без нее компания не может развиваться, ведь зацикливается на разобщенных рутинных процессах.
- Рассогласованный график выполнения заказов. Без четкого графика вам трудно уследить за фактическим состоянием остатков, а также за регулярностью поставок. Из-за чего усложняется организация работы склада, а также возрастает риск дублирующихся заказов от разных поставщиков.
- Неэффективность инструментов коммуникаций между отделом закупок и бизнесом. Отсутствие коммуникации лишает вас главного источника информации о необходимости заказов. Так, ваш бизнес становится менее эффективным.
- Отсутствие планирования закупок. Принимая решения в последний момент вы всегда рискуете ошибиться. Планирование поможет вам тщательнее выбирать поставщиков, продумывать заказы, организовывать закупки регулярно и системно.
Для всех этих проблем можно подобрать отдельные решения. Но решение каждой из них входит в один инструмент диджитализации - автоматизацию процесса закупок.
Функции системы автоматизации закупок
Автоматизация закупок на предприятии затрагивает множество процессов, а значит и функции в системе будут направлены на разные ее задачи.
- База поставщиков - поможет вам не только хранить все контакты, но и сравнивать цены, условия сотрудничества и доставки;
- База контактных лиц поставщиков. У каждого поставщика есть торговые представители - сохраните данные тех, с кем ведете деловые контакты;
- Процессы согласования поставщиков. Не всегда лица, принимающие решения, занимаются непосредственно ведением базы. Специальные инструменты помогут упростить коммуникацию между участниками процесса.
- Процессы согласования закупок - подбор товаров, которые необходимо заказать, нужно предварительно согласовывать. Это тоже можно сделать в автоматическом режиме с минимальными затратами человеческих ресурсов;
- Процессы планирования и контроля финансов. Соблюдение бюджета может повлиять на списки для дозакупки. Чтобы не допустить перерасхода или чрезмерной экономии - следите за финансами в единой системе;
- Проведение тендерных процедур. Еще один способ отобрать поставщиков - тендер, и его также можно провести в вашей системе. Так процедуру можно сделать максимально прозрачной и выгодной.
- Подписание и заключение договоров. Работа с документами часто становится самой трудозатратной и кропотливой. Проводя ее в единой системе вы обеспечиваете сохранность всех данных, без необходимости постоянного ручного ввода. Продлить или разорвать договор можно в несколько кликов.
- Электронный и физический архив операций, который всегда будет под рукой;
- Учет первичной финансовой документации. Потеря финансовой документации грозит не только длительными разборками, но и задержками в поставках и возможном прекращении сотрудничества с партнером.
- Подсистема управления процессами. Для каждого процесса можно разработать систему, которая поможет автоматизировать его, оптимизировать, сократить риск ошибки человеческого фактора, повысить эффективность и безопасность.
Конечно, вам не обязательно внедрять все инструменты из списка, так же как и не обязательно ограничиваться ими для автоматизации закупок в своем бизнесе. Мы помогаем подобрать те решения, которые будут полезны для вашей компании, решат ваши задачи и проблемы, а также помогут повысить общий уровень эффективности и репутации компании.
Выгоды и преимущества от автоматизации процесса закупок
Планирование закупок - сложный и трудоемкий процесс. К счастью, он поддается автоматизации. Мы уже выяснили, какие проблемы могут возникнуть у бизнеса, и как их можно решить с помощью технологий. Но давайте просуммируем, что же вы получите в итоге:
- Эффективное управление трудовыми ресурсами - вы сможете распределять нагрузку на своих сотрудников, а также отслеживать их эффективность и выстраивать систему поощрения;
- Полная настройка процессов закупок - все ваши закупки будут автоматизированы, что снизит риск ошибок, а также поможет вам принимать правильные решения;
- Проведение прозрачной процедуры сверки цен и контроль бюджета затрат. Вы всегда сможете выбрать самое выгодное предложение, а также распределить бюджет так, чтобы получить максимальную прибыль от ваших вложений;
- Сквозные процессы заключения договоров - все договоры можно будет подписать в единой системе. При этом вам даже не придется лично встречаться с поставщиками, а информация всегда будет в безопасности и в быстром доступе;
- Процессы архивного хранения. Иногда приходится возвращаться к старым данным, договорам, накладным или другим документам. Вы всегда сможете это сделать, ведь в архиве хранится абсолютно вся документация.
- Контроль исполнения договорных обязательств. Поскольку договор всегда в доступе, вы точно всегда можете быстро свериться с ним. Это обезопасит работу - как для вас, так и для ваших партнеров.
- Согласование оплат. Процесс оплаты также может проводиться через вашу систему, так все выплаты всегда будут согласованы и учтены в единой финансовой статистике.
Сколько бы преимуществ мы не перечислили, все они в итоге приводят к одному и тому же: рост эффективности процесса закупок, снижение рисков и непредвиденных расходов, повышение имиджа вашей компании в глазах, как клиентов, так и партнеров.
Разработка решения для оптимизации отдела снабжения в WEZOM
Компания WEZOM уже более 20 лет занимается разработкой решений для своих клиентов. За это время мы реализовали множество проектов, создали множество инструментов, а также допустили немало ошибок, которые помогли нам стать лучше.
Обращаясь к нам, вы получаете:
- Опыт: мы не будем учиться на вашем проекте. Напротив, будем защищать вас от ошибок.
- Команду: мы гордимся своими высококлассными специалистами, которые давно научились работать как с нужными технологиями, так и друг с другом. Это крепкий коллектив, нацеленный на результат.
- Вовлеченность: наша главная задача - не разработать сайт, а создать самое лучшее решение для ваших проблем. Поэтому мы погружаемся в ваш бизнес, изучаем его особенности и подбираем идеальный для вас инструмент.
- Надежность: мы гарантируем результат, обеспечиваем прозрачность всех процессов и выплат. Вы всегда контролируете ситуацию и в любой момент можете запросить отчет о проделанной работе, а мы гарантируем соблюдение сроков и стоимости - никаких скрытых платежей и беспричинных задержек.
Мы поможем вам определиться с набором инструментов, который нужен именно вам, чтобы вы не сливали бюджет впустую, а получили только то, что действительно будет приносить вам пользу.
Свяжитесь с нами любым удобным для вас способом, и мы проконсультируем вас, ответим на все вопросы и сориентируем по дальнейшему взаимодействию.
