SAP (САП) програми: що це, технології, продукти, плюси та мінуси

Цифровізація допомагає оптимізувати усі бізнес-процеси компанії. Результат – злагоджена робота усіх структур, ефективна взаємодія з клієнтами, мінімум помилок. Це підвищує ефективність роботи бізнесу, сприяє її успіху на ринку. Єдина умова – треба обрати якісний софт, навколо якого можна побудувати екосистему компанії. З-поміж усіх пропозицій на ринку особливо виділяються системи SAP SE – німецького виробника програмного забезпечення для бізнесу. Він пропонує унікальні рішення, що дозволяють максимально автоматизувати роботу компанії.

SAP – що це таке?

Платформи SAP це «мозок бізнесу». Вони зберігають усі основні операційні дані (замовлення, контракти з постачальником, дані зі складу, логістики тощо), а також вирішують чимало завдань, зокрема:

• Об’єднують  усі підрозділи в одне ціле. SAP програми дозволяють працівникам різних відділів миттєво зв’язатися одне з одним, узгодити будь-які питання. При цьому кожен працівник немає доступу до інформації, що стосується інших робітників / підрозділів.
• Оптимізують бізнес-процеси. Система автоматизує рутинні операції, економлячи час працівників. Це дозволяє їм приділити увагу розв’язанню важливіших завдань, що сприяє розвитку бізнесу.
• Пришвидшують пошук та обробку інформації щодо певних підрозділів / працівників / постачальників /партнерів тощо.
• Спрощують бухгалтерію, рух фінансів. Софт не лише автоматизує роботу бухгалтера, воно полегшує ведення зарплатних документів, забезпечує прозорість його роботу тощо. SAP програми дозволяють отримувати фінансові звіти у режимі реального часу, забезпечувати безпеку коштів. ПЗ здатне запропонувати рішення, що дозволяють максимально знизити витрати компанії.
• Полегшують управління персоналом. Система відстежує роботу працівників, дозволяє її правильно проаналізувати та оцінити. Також вона дозволяє зрозуміти сильні й слабкі сторони кожного працівника, скерувати його здібності у потрібному напрямку.

Розв’язати усі ці питання дозволяють різні інструменти та модулі SAP, що відповідають за вирішення певних завдань (фінанси, управління персоналом, логістика тощо). Їх можна використовувати як окремо, так і у комплексі, в залежності від потреб підприємства. Крім того, SAP системи достатньо гнучкі й спеціаліст може налаштувати її згідно з вимогами компанії.

Про компанію

Корпорація SAP SE – найбільший розробник корпоративного ПЗ у Європі. Штаб-квартира знаходиться у Вальдорфі, відділення є багатьох країнах світу. Компанію заснували у 1972 році колишні працівники IBM, які вирішили зосередити свою діяльність на створенні ПЗ для підприємств. Організацію назвали System Analysis Program Development (Systemanalyse Programmentwicklung), що розшифровується як «Розробка програми системного аналізу». Згодом назва скоротилась до SAP.

Саме SAP однією з перших розробила продукти, що дозволяли нараховувати зарплату й вести бухоблік, використовуючи мейнфрейм (високопродуктивний комп’ютер). Замість механічного зберігання даних на перфокартах (носій інформації з тонкого картону), компанія запропонувала зберігати їх у каталозі діалогового комп’ютера й отримувати доступ через екран та клавіатуру. Нове програмне забезпечення отримало назву “Система реального часу”.

Компанія SAP активно розвивалась, й у 1992 році була знана не лише у Німеччині, але й у багатьох країнах світу. Вона пропонувала цікаві технологічні рішення, які працювали стабільно, й поступово почали витісняти аналогічні програми інших розробників. Це дозволило SAP у 2003 році стати монополістом на ринку. Компанія зміцнила своє становище, коли почала поглинати інші підприємства, що займались аналогічною діяльністю.

Попри те, що продукти SAP коштують чимало, вони довели свою надійність, тому мають попит у представників середнього та великого бізнесу. У 2022 році оборот компанії перевищував 30 млрд євро. В штаті працює майже 112 тис. працівників, що на 4 тис. більше, ніж попереднього у 2021.

Для яких напрямків бізнесу пропонує готові рішення SAP

SAP SE пропонує готові рішення для різних сфер діяльності, зокрема:

• Виробництво. SAP програми відстежують усі процеси, від закупівлі сировини до відвантаження готового продукту замовникам. Крім того, вона  пропонує рішення, що максимально збільшують рентабельність бізнесу, вчасно попереджає про потребу заміни / ремонту обладнання, стежить за якістю товару, контролює видачу зарплатні тощо.
• Торгівля. ПЗ відповідає за автоматичне створення лідів, надання актуальних рекламних пропозицій клієнтам, швидку обробку замовлення, планування продажів. Також система керує контрактами, постачанням, відстежує вартість продукції у різних постачальників.
• Склади та логістика. Система спрощує торгові та складські операції, модернізує транспортні перевезення, дозволяє контролювати витрати на бензин, ремонт авто тощо.
• Державний сектор. SAP програми дозволяють керувати бюджетом, рухом коштів, діяльність різних підрозділів. Платформа дозволяє створити єдину базу даних по країні, де міститься інформація по кожному об’єкту, за який відповідає установа.
• Сфера послуг. SAP дозволяє відстежувати вподобання клієнтів, веде історію їх взаємодії з компанією, що дозволяє розробляти якісну рекламну стратегію.

SAP SE пропонує продукти як для великого, так і середнього й малого бізнесу. ПЗ передбачає можливість масштабування, тому компанія під час зростання може швидко встановлювати потрібні модулі.

Варто зазначити, що платформа буде актуальна не лише для бізнесу. ЇЇ можуть з успіхом використовувати громадські, благочинні, спортивні організації, фонди, наукові й медичні установи тощо.

Особливості роботи SAP системи

Система SAP складається з 3 частин:

• Клієнт – додаток, яким користуються працівники. Програма має налаштований інтерфейс, через який юзери відправляють запити, вводить інформацію тощо. Як тільки працівник введе оновлені дані, вони автоматично змінюються у всіх користувачів системи.
• Сервер – комп’ютер, що отримує запит, обробляє його, надає відповідь клієнту. Через нього проходить уся робота, зокрема спілкування в чаті, виставляння й контроль задач, видача товару тощо. SAP пропонує клієнтам хмарну (сервер знаходиться у хмарі) та десктопну (сервер на комп’ютері компанії) версії.
• Система керування базами даних (СКБД) – обробляє дані, що внесли працівники. Доступ до неї має обмежене коло осіб – системні адміністратори та розробники. Усі інші працівники, зокрема менеджери, бухгалтери, керівники, з системою не працюють, тому доступу не мають. Це забезпечує додаткову безпеку – запобігає крадіжці інформації та зумисному спотворенню даних.

Система SAP дозволяє значно спростити бізнес, та недостатньо просто під’єднати до неї комп’ютери та інше обладнання підприємства. Вона вимагає, щоб жоден працівник не саботував її роботу, вносив оновлення в базу даних. Інформація, що надана запізно або не надана взагалі, може призвести до помилкового аналізу та рішень, фатальних для бізнесу. Тому, якщо ви вирішили автоматизувати роботу компанії, особливу увагу варто приділити навчанню персоналу, переконати працівників у важливості вчасної роботи з системою.

Найпопулярніші продукти САП

SAP SE пропонує клієнтам чимало цікавих продуктів, які компанія розбила на декілька категорій.

Планування ресурсів підприємства

Enterprise Resource Planning або ERP – найпотужніший продукт компанії. Сучасна версія відома під назвою SAP S/4HANA, розрахована на великий бізнес. Вона пропонує новий підхід до керування ресурсами (персоналом, продуктами, запасами на складах, грошима). Система SAP містить безліч різних модулів, зокрема, штучний інтелект для рішення завдань виробництва та планування. Платформа охоплює усі бізнес-процеси підприємства, від роботи з виробниками / постачальниками / клієнтами до ідеального налагодження внутрішньої роботи.

SAP S/4HANA – це сучасна версія попередньої системи SAP ERP, останнє оновлення якої вийшло ще у 2016 році. У 2027 році підтримка та техобслуговування застарілої версії будуть припинені. Проте якщо компанія не може перейти на SAP S/4HANA, можна купити розширення SAP ECC 6.0 Enhancement Pack 8, чинне до 2030 року.

ERP та фінанси

Користувачі цього пакету можуть скористатись хмарною версією SAP S/4HANA. Крім того, пропозиція підходить не лише великому, але й малому та середньому бізнесу. Вона дозволяє працювати з такими модулями:

• CRM – дозволяє покращити якість обслуговування, стимулювати клієнтів здійснити наступну покупку, збільшити продажі;
• управління персоналом;
• керування ланцюгом постачання;
• робота з фінансами – планування та аналіз, бухгалтерією, керування рухом коштів тощо.

Ще один цікавий модуль – керування ризиком та кібербезпекою.

Інші продукти

Інші пакети містять пропозиції, скеровані на вирішення певних завдань:

• Керування послугами (Service Management), завдання пакету - максимально задовольнити потреби клієнтів.
• Керування видатками (Spend Management або SAP SRM) – робота з постачальниками, контракти, рахунки тощо.
• Керування ланцюгом постачання (Supply Chain Management або SAP SCM) – планування, логістика, виробництво, управління життєвим циклом продукту, корпоративними активами.
• Керування людськими ресурсами (Human Capital Management) – контроль за якістю роботи, HR-аналітика, управління талантами, ефективністю продаж.
• Платформа бізнес-технологій (Business Technology Platform) – створення бізнес-сайтів / додатків, планування й прогнозна аналітика, використання штучного інтелекту у роботі компанії.

Таким чином, користувач може знайти зручний пакет, залежно від потреб бізнесу та бюджету.

Функціонал SAP S/4HANA

Що таке SAP система, відома як SAP S/4HANA? Це софт, що надає клієнтам чимало можливостей:

Деякі центральні функції вже вбудовані в SAP S/4HANA, деякі треба докупити у пакеті LoB Solutions (Line of Business Solutions), отримати ліцензію та встановити окремо. Крім того, платформа передбачає можливість впровадження модулів, що створив інший розробник. Це надає додаткові можливості для адаптації системи до потреб свого бізнесу.

SAP S/4HANA оновлюється раз на квартал. Розробник обіцяє, що підтримка буде доступною щонайменше до 2040 р.

Плюси й мінуси SAP

Як і кожен продукт, SAP програми мають свої переваги та недоліки.

Переваги SAP

• Автоматизація усіх бізнес-процесів, що знижує ризик помилок, дозволяє підрозділам якісно взаємодіяти, поліпшує роботу працівників.
• Можливість встановити модулі інших розробників.
• SAP S/4HANA здатна закрити усі потреби великої компанії.
• Масштабування, яке дозволяє розширити можливості системи у майбутньому.
• Робота з даними різного типу.
• Можливість використовувати штучний інтелект для оцінювання поточної ситуації, перспектив, ефективності рішень.
• Гнучкість налаштування, що дозволяє зробити систему під потреби замовника.
• Можливість використовувати платформу для різних потреб – бізнес, громадські й благочинні організації, держслужби тощо.
• Швидке оновлення й техпідтримка (окрім застарілих версій).
• Підтримка різних мов.
• Можливість адаптувати інтерфейс користувача під свій смак.

Недоліки SAP

• Висока вартість ПЗ, через що встановити повну версію продукту можуть собі дозволити лише великі компанії. Проте варто зазначити, що SAP SE пропонує спеціальні рішення для середнього й малого бізнесу (напр., встановити окремо CRM).
• Платформу має встановлювати спеціаліст, який добре знається на систему.
• Необхідність навчання працівників, які повинні чітко розуміти, як працювати з системою, вчасно вносити дані.

Впровадження SAP системи: основні етапи

Впровадження САП складається з таких етапів:

1. Підготовка проекту. Керівник детально з’ясовує можливості SAP, що це дає бізнесу,  й визначає, які саме функції потрібні (логістика, робота з клієнтами, управління персоналом, виробництво тощо).
2. Розробка індивідуального SAP-рішення й затвердження структури ПЗ з урахуванням усіх зауважень.
3. Реалізація проекту. Спеціаліст налаштовує систему під потреби компанії.
4. Встановлення системи й навчання працівників.

Впровадження системи в роботу компанії займає тривалий час, оскільки треба не лише налаштувати модулі, але й тестувати їх роботу, виправляти помилки за наявності. При встановленні SAP S/4HANA процес може тривати понад рік, оскільки треба протестувати величезну кількість функцій. І звісно ж, мало який бізнес зможе виконати інтеграцію самотужки, для цього знадобиться допомога фахівців: як команди вектора, так і власних фахівців чи диджитал-партнерів.