SAP (САП) программы: что это, технологии, продукты, плюсы и минусы

Цифровизация помогает оптимизировать все бизнес-процессы компании. Результат – слаженная работа всех структур, эффективное взаимодействие с клиентами, минимизация ошибок. Это повышает эффективность работы компании, способствует ее успеху на рынке. Единственное условие – нужно выбрать качественный софт, вокруг которого можно построить экосистему компании. Из всех предложений на рынке особо выделяются системы SAP SE – немецкого производителя программного обеспечения для бизнеса. Он предлагает уникальные решения, позволяющие максимально автоматизировать работу компании.

SAP – что это такое?

Платформы SAP это "мозг бизнеса". Они хранят все основные операционные данные (заказы, контракты с поставщиком, данные со склада, логистики и т.п.), а также решают многие задачи, в частности:

• Объединяют все подразделения в одно целое. SAP программы позволяют работникам разных отделов могут мгновенно связаться друг с другом и  согласовать любые вопросы. При этом каждый работник не имеет доступа к информации, касающейся других рабочих/подразделений.
• Оптимизируют бизнес-процессы. Система автоматизирует рутинные операции, экономит время сотрудников. Это позволяет им уделить внимание решению более важных задач, что способствует развитию бизнеса.
• Ускоряют поиск и обработку информации относительно определенных подразделений/работников/поставщиков/партнеров и т.п.
• Упрощают бухгалтерию, движение финансов. Софт не только автоматизирует работу бухгалтера, но и облегчает ведение зарплатных документов, обеспечивает прозрачность его работы и т.д. SAP программы разрешают получать денежные отчеты в режиме реального времени, обеспечивать сохранность средств. ПО способно предложить решения, позволяющие максимально снизить издержки компании.
• Упрощают управление персоналом. Система отслеживает работу сотрудников, позволяет проанализировать и оценить ее правильно. Также софт позволяет понять сильные и слабые стороны каждого сотрудника, направить его карьеру в правильное русло.

Решить все эти вопросы позволяют разные инструменты и модули SAP, отвечающие за решение определенных задач (финансы, управление персоналом, логистика и т.п.). Их можно использовать как по отдельности, так и в комплексе, в зависимости от потребностей предприятия. Кроме того, системы SAP достаточно гибкие и специалист может настроить софт в соответствии с требованиями компании.

О компании

Корпорация SAP SE – крупнейший разработчик корпоративного ПО в Европе. Штаб-квартира находится в Вальдорфе, отделения находятся во многих странах мира. Компанию основали в 1972 году бывшие сотрудники IBM, решившие сосредоточить свою деятельность на создании ПО для предприятий. Организацию назвали System Analysis Program Development (Systemanalyse Programmentwicklung), расшифровывается как «Разработка программы системного анализа». Впоследствии название сократилось до SAP.

Именно SAP одной из первых разработала продукты, позволявшие начислять зарплату и вести бухучет, используя мейнфрейм (высокопроизводительный компьютер). Вместо механического хранения данных на перфокартах (носитель информации из тонкого картона) компания предложила хранить их в каталоге диалогового компьютера и получать доступ через экран и клавиатуру. Новое программное обеспечение получило название “Система реального времени”.

Компания SAP активно развивалась и в 1992 г. была известна не только в Германии, но и во многих странах мира. Она предлагала интересные технологические решения, работавшие стабильно, и постепенно начали вытеснять аналогичные программы других разработчиков. Это позволило SAP в 2003 году стать монополистом на рынке. Компания укрепила свое положение, когда начала поглощать другие предприятия, занимавшиеся аналогичной деятельностью.

Несмотря на то, что продукты SAP стоят немало, они доказали свою надежность, поэтому пользуются спросом у представителей среднего и крупного бизнеса. В 2022 году оборот компании превышал 30 млрд долларов. В штате работало почти 112 тысяч работников, что на 4 тысячи больше, чем в 2021.

Для каких направлений бизнеса предлагает готовые решения SAP

SAP SE предлагает готовые решения для различных сфер деятельности, включая:

• Производство. SAP программы отслеживают все процессы, от закупки сырья до отгрузки готового продукта заказчикам. Кроме того, она предлагает решения, максимально увеличивающие рентабельность бизнеса, своевременно предупреждает о необходимости замены/ремонта оборудования, следит за качеством товара, контролирует выдачу зарплаты и т.д.
• Торговля. ПО отвечает за автоматическое создание лида, предоставление актуальных рекламных предложений клиентам, быструю обработку заказов, планирование продаж. Также система управляет контрактами, поставками, отслеживает стоимость продукции у разных поставщиков.
• Склады и логистика. Система упрощает торговые и складские операции, модернизирует транспортные перевозки, позволяет контролировать расходы на бензин, ремонт автомобилей и т.д.
• Государственный сектор. SAP программы позволяют управлять бюджетом, движением средств, деятельностью различных подразделений. Платформа позволяет создать единую базу данных по стране, где содержится информация по каждому объекту, за который отвечает учреждение.
• Область услуг. SAP позволяет отслеживать предпочтения клиентов, ведет историю взаимодействия с компанией, что позволяет разрабатывать качественную стратегию маркетинга.

SAP SE предлагает продукты как для крупного, так и для среднего и малого бизнеса. ПО предполагает возможность масштабирования, поэтому компания при росте может быстро устанавливать нужные модули.

Следует отметить, что платформа будет актуальна не только для бизнеса. Ее могут с успехом использовать общественные, благотворительные, спортивные организации, фонды, научные и медицинские учреждения.

Особенности работы системы SAP

Система SAP состоит из 3 частей:

• Клиент – приложение, которым пользуются сотрудники. Программа имеет настроенный интерфейс, через который пользователи отправляют запросы, вводят информацию и т.д. Как только работник введет обновленные данные, они автоматически изменяются у всех пользователей системы.
• Сервер – компьютер, который получает запрос, обрабатывает его и дает ответ клиенту. Через него проходит вся работа, в том числе общение в чате, постановка и контроль задач, выдача товара и т.д. SAP предлагает клиентам облачную (сервер в облаке) и десктопную (сервер на компьютере компании) версии.
• Система управления базами данных (СУБД) – обрабатывает данные, внесенные сотрудниками. Доступ к ней имеет ограниченный круг людей – системные администраторы и разработчики. Все другие работники, в том числе менеджеры, бухгалтеры, руководители, с системой не работают, поэтому доступа нет. Это обеспечивает дополнительную безопасность – предотвращает кражу информации, умышленное искажение данных.

Система SAP позволяет значительно упростить бизнес - для этого недостаточно подключить компьютеры и другое оборудование предприятия. Она требует, чтобы ни один работник не саботировал ее работу, вносил обновления в базу данных. Информация, предоставленная слишком поздно или не внесенная вообще, может привести к ошибочному анализу и решениям, роковым для бизнеса. Поэтому, если вы решили автоматизировать работу компании, особое внимание следует уделить обучению персонала, убедить работников в важности своевременной работы с системой

Самые популярные продукты САП

SAP SE предлагает клиентам множество интересных продуктов, которые компания разбила на несколько категорий.

Планирование ресурсов предприятия

Enterprise Resource Planning или ERP – самый мощный продукт компании. Современная версия известна под названием SAP S/4HANA, она рассчитана на крупный бизнес. Она предлагает новый подход к управлению ресурсами (персоналом, продуктами, запасами на складах, деньгами). Система SAP содержит множество различных модулей, таких как искусственный интеллект для решения задач производства и планирования. Платформа охватывает все бизнес-процессы предприятия, от работы с производителями/поставщиками/клиентами до тонкой настройки внутренних операций

SAP S/4HANA – это современная версия предыдущей системы SAP ERP, последнее обновление которой вышло еще в 2016 году. В 2027 году поддержка и техническое обслуживание устаревшей версии будут прекращены. Однако если компания не может перейти на SAP S/4HANA, можно купить расширение SAP ECC 6.0 Enhancement Pack 8, действующее до 2030 года.

ERP и финансы

Пользователи этого пакета могут использовать облачную версию SAP S/4HANA. Кроме того, предложение подходит не только крупному, но и малому и среднему бизнесу. Оно позволяет работать со следующими модулями:

• CRM – позволяет улучшить качество обслуживания, стимулировать клиентов совершить последующую покупку, нарастить продажи;
• управление персоналом;
• управление цепочкой снабжения;
• работа с финансами – планирование и анализ, бухгалтерия, управление движением средств и т.д.

Еще один интересный модуль – управление риском и кибербезопасностью.

Прочие продукты

Другие пакеты содержат предложения, направленные на решение определенных задач:

• Управление услугами (Service Management), задача пакета - максимально удовлетворить потребности клиентов.
• Управление расходами (Spend Management или SAP SRM) – работа с поставщиками, контракты, счета и т.д.
• Управление цепью снабжения (Supply Chain Management или SAP SCM) – планирование, логистика, производство, управление жизненным циклом продукта, корпоративными активами.
• Управление человеческими ресурсами (Human Capital Management) – контроль за качеством работы, HR-аналитика, управление талантами, эффективностью продаж.
• Платформа бизнес-технологий (Business Technology Platform) – создание бизнес-сайтов/приложений, планирование и прогнозная аналитика, использование искусственного интеллекта в работе компании.

Таким образом, пользователь может найти удобный пакет в зависимости от потребностей бизнеса и бюджета.

Функционал SAP S/4HANA

Что такое SAP система, известная также как SAP S/4HANA? Это софт, предоставляющий клиентам много возможностей:

Некоторые центральные функции уже встроены в SAP S/4HANA, некоторые нужно докупить в пакете LoB Solutions (Line of Business Solutions), получить лицензию и установить отдельно. Кроме того, платформа предусматривает возможность внедрения модулей, созданных другим разработчиком. Это дает дополнительные возможности для адаптации системы к потребностям своего бизнеса.

SAP S/4HANA обновляется раз в квартал. Разработчик обещает, что поддержка будет доступна по меньшей мере до 2040 года.

Плюсы и минусы SAP

Как и любой продукт, SAP программы имеют свои преимущества и недостатки.

Преимущества SAP

• Автоматизация всех бизнес-процессов, что снижает риск ошибок, позволяет подразделениям качественно взаимодействовать, улучшает работу сотрудников.
• Возможность установки модулей сторонних разработчиков.
• SAP S/4HANA способен закрыть все потребности крупной компании.
• Масштабирование, позволяющее расширить возможности системы в будущем.
• Работа с данными разного типа.
• Возможность использования искусственного интеллекта для оценки текущей ситуации, перспектив, эффективности решений.
• Гибкость настройки, позволяющая сделать систему под потребности клиента.
• Возможность использовать платформу для разных нужд – бизнес, общественные и благотворительные организации, госслужбы и т.д.
• Быстрое обновление и техническая поддержка (кроме устаревших версий).
• Поддержка разных языков.
• Возможность адаптировать пользовательский интерфейс под свой вкус.

Недостатки SAP

• Высокая стоимость ПО, из-за чего установить полную версию продукта могут позволить себе преимущественно крупные компании. Однако следует отметить, что SAP SE предлагает специальные решения и пакеты для среднего и малого бизнеса (такие, как отдельная CRM).
• Платформу должен устанавливать специалист, хорошо разбирающийся в системе.
• Необходимость обучения сотрудников, которые должны ясно понимать, как работать с системой, вовремя вносить данные.

Внедрение SAP системы: основные этапы

Внедрение САП состоит из следующих этапов:

1. Подготовка проекта. Руководитель подробно выясняет возможности SAP, что это дает бизнесу, определяет, какие функции нужны (логистика, работа с клиентами, управление персоналом, производством и т.д.).
2. Разработка индивидуального SAP-решения и утверждение структуры ПО с учетом всех замечаний.
3. Реализация проекта. Специалист настраивает систему для нужд компании.
4. Установление системы и обучение работников.

Внедрение системы в работу компании занимает длительное время, поскольку нужно не только настроить модули, но и тестировать их работу, исправлять ошибки при наличии. При установке SAP S/4HANA процесс может длиться более года, так как нужно протестировать множество функций. Очень немногие бизнесы способны провести такую интеграцию самостоятельно, для этого нужна помощь специалистов: как команды вектора, так и собственных IT-специалистов или диджитал-партнеров.