WMS системы управления складом: что это и как работает

WMS-система – это мощный софт, позволяющий максимально автоматизировать работу склада, управлять им легко и эффективно. Контроль всех бизнес-процессов позволяет рационально использовать площадь помещения, правильно организовать размещение товара, движение складского транспорта. Благодаря системе сотрудник точно знает, где находится определенный товар, не тратит время на поиск, что значительно сокращает время каждой операции.

WMS-система: что это такое

Итак, давайте ответим на вопрос что такое WMS-системы. Качественная WMS - это система управления складом, которая полностью оптимизирует его работу. Она позволяет упорядочить все процессы, связанные с приемкой, хранением, перемещением, отгрузкой груза. В частности, софт контролирует:

• разгрузку и размещение товара;
• комплектование, упаковку, отгрузку товара;
• необходимость и целесообразность пополнения запасов;
• расположение товара;
• логистику склада;
• безопасность и т.д.

Все операции производятся с помощью следующих компонентов:

• Клиент (интерфейс) – сотрудник вводит данные, отправляет запросы по выполнению определенных операций, отслеживает расположение товара и т.д. Все действия производятся через компьютер, смартфон, терминал и т.д.
• Сервер базы данных – хранит всю информацию о работе склада.
• Бизнес-логика – обрабатывает запрос клиента, используя базу данных, после чего дает ответ, поступающий на экран пользователя.

Контролировать работу склада в режиме реального времени помогают разнообразные датчики, сенсоры, сканеры, информация из которых поступает в базу данных. Они позволяют не только отслеживать расположение груза, но и предотвращать кражи, порчу товара (датчики климат-контроля), своевременно обнаруживать пожар и т.д.

Важную роль в работе WMS системы занимают штрих-коды и радиочастотные метки, маркирующие товар. Последние позволяют легко найти груз в любой точке склада даже если его случайно переместили в другое место.

Какие задачи решает WMS

Качественный софт WMS системы повышает прозрачность всех процессов и решает множество задач. Прежде всего – улучшает качество обслуживания клиентов благодаря быстрой обработке заказов, своевременной доставке товара.

Как это работает? Оптимизация склада с WMS позволяет решить целый ряд задач:

• Ускорение всех операций, что позволяет увеличить скорость работы.
• Управление разгрузкой, маркировкой, размещением, отгрузкой.
• Улучшение пропускной способности склада, через размещение товара с учетом времени отгрузки, объема, срока годности и т.д.
• Управляют логистикой, позволяющей складскому транспорту избегать пробок и аварий.
• Определение типа техники, которая будет вовлечена в перемещение товара по складу.
• Ведение учета товара, контроля запасов, своевременного их пополнения.
• Определение места хранения товара с учетом его особенностей (жидкость, хрупкость, температурный режим и т.п.).
• Предотвращение потери товара, поскольку сканеры благодаря меткам всегда могут обнаружить, где находится товар.
• Эффективное управление товаром, имеющим ограниченный срок годности (продукты, лекарства). Система размещает их так, чтобы при отгрузке сначала забирали товар с минимальным сроком хранения.
• Оценка необходимости увеличения или уменьшения площади складских помещений.

Система складского учета WMS позволяет сократить количество ошибок, поскольку берет на себя выполнение монотонных, изнурительных для сотрудников задач. Она позволяет контролировать работу персонала, составлять и распределять задачи. Также облегчает документооборот, поскольку самостоятельно создает чеки, квитанции, отчеты и т.п.

Типы WMS

Складская система WMS может быть поставляться как без функций адресного хранения, так и с ними. В первом случае речь идет о базовых программах, которые ведут учет прибывающего или отгружаемого товара со склада, а также помогают создавать первичные документы. Системы с адресным хранением – сложный софт, способный справиться с множеством разнообразных задач.

Системы WMS также могут быть автономными, облачными или интегрированными, и каждый из этих типов имеет свои особенности, преимущества и сценарии использования:

• Автономные WMS

Автономные решения предполагают, что все данные и логика работы системы размещаются на локальных серверах компании. Такой подход дает полный контроль над информацией, уровнем безопасности и доступом к системе. Это особенно актуально для предприятий с повышенными требованиями к конфиденциальности или специфической ИТ-инфраструктурой.

В то же время автономные системы требуют собственных ресурсов для поддержки: серверного оборудования, ИТ-специалистов, регулярного обновления и резервного копирования. Они менее гибкие в масштабировании, но могут быть оптимальными для крупных компаний со стабильными процессами.

• Облачные WMS

Облачные решения работают по модели SaaS (Software as a Service), где все данные хранятся на удаленных серверах провайдера, а доступ к системе осуществляется через интернет. Это позволяет быстро внедрить систему без значительных инвестиций в инфраструктуру.

Основные преимущества – гибкость, масштабируемость и доступность из любой точки. Обновления, техническая поддержка и безопасность обеспечиваются провайдером. Такой формат хорошо подходит для компаний, которые активно растут или имеют распределенную сеть складов.

• Интегрированные WMS

Интегрированные системы являются частью более сложного программного обеспечения, например ERP или SCM. В этом случае WMS не работает изолированно, а взаимодействует с другими бизнес-модулями: финансами, закупками, продажами, логистикой.

Это позволяет получить единую экосистему управления предприятием, где все процессы синхронизированы. Например, изменения на складе автоматически отражаются в финансовой отчетности или системе поставок. Такие решения сложнее во внедрении, но обеспечивают максимальную прозрачность и эффективность управления бизнесом.

Также следует отметить, что WMS часто состоит из модулей, от которых можно отказаться или добавить в зависимости от потребностей компании. В этом аспекте выделяют типы систем управления составом:

• Базовая версия – вариант для небольших компаний. Софт имеет ограниченные возможности, база данных содержит незначительное количество позиций.
• “Коробочная” – это уже готовая система, предназначенная для компаний, оперирующих складом средних размеров (1-10 тыс. м2), но товара там разгружают/отгружают немного. Такая система не подстраивается под работу компании, все бизнес-процессы следует согласовать с ней.
• Адаптированные/кастомные системы – вариант для крупных компаний со складской инфраструктурой. Платформа полностью разрабатывается с нуля под нужды конкретного предприятия.
• Модульные – складные системы для складов с высоким товарооборотом и ассортиментом. Они состоят из модулей, которые можно легко заменить в зависимости от потребностей бизнеса.

Таким образом, рынок предлагает бизнесу различные типы WMS-систем, которые можно выбирать в зависимости от потребностей предприятия.

Плюсы и минусы WMS

Как и в случае с любым софтом управление складом WMS имеет свои плюсы и минусы.

Основные преимущества WMS:

• Обеспечивает прозрачность всех процессов, включая их отслеживание в режиме онлайн.
• Уменьшает количество ошибок, возникающих из-за человеческого фактора.
• Ускоряет все бизнес-операции.
• Сокращает расходы благодаря размещению товара согласно сроку годности, разработке оптимальных путей его перевозки.
• Обеспечивает качественное управление персоналом благодаря структурированной работе.
• Позволяет оценить работу персонала, используя беспристрастные данные.
• Предотвращает ситуации, когда нужный товар заканчивается на складе.
• Позволяет увеличить количество товара, которое можно хранить на складе.
• Улучшает продажи благодаря быстрому выполнению заказов, что способствует популярности компании среди клиентов, продвигает бренд.
• Позволяет принимать правильное решение благодаря получению информации в режиме онлайн.
• Предотвращает воровство, потерю товара.

Чтобы воспользоваться всеми преимуществами, важно научить персонал работе с системой. И вот здесь могут возникнуть проблемы, поскольку не все сотрудники на практике способны овладеть софтом без серьезной подготовки. Будьте готовы обеспечить в компании период адаптации.

Среди других недостатков WMS можно выделить:

• Необходимость соблюдать все требования по получению и отгрузке товара. Если работник его не увидит и не поставит штрихкод, груз потеряется, что может привести к серьезным проблемам.
• Большой выбор WMS систем на рынке. Компании не всегда понимают, какой именно софт им нужен и могут ошибиться с выбором. В результате придется перестраивать все бизнес-процессы, чтобы адаптировать их под новую систему. Чтобы предотвратить это, следует тщательно обдумать все аспекты, проконсультироваться с нашим специалистом.
• Неправильно настроенные процессы. Большинство компаний неодобрительно отзываются о WMS системах только в случае, когда технический специалист неправильно настроил систему, поэтому очень важно не ошибиться в выборе разработчика.

Функции и возможности WMS

Современные WMS системы – это не просто инструмент учета товаров, а комплексное решение для автоматизации и оптимизации всех складских процессов. Гибкая архитектура позволяет масштабировать систему, подключать дополнительные модули и адаптировать ее под специфику бизнеса – от небольших складов до крупных логистических центров.

Базовая программа WMS охватывает весь цикл движения товара – от его поступления на склад до отгрузки конечному клиенту. В то же время современные решения значительно расширяют стандартный функционал, обеспечивая полный контроль и прозрачность операций на складе.

Основные функции и возможности:

• Управление складскими операциями. WMS склад позволяет автоматизировать все ключевые процессы: приемку, размещение, перемещение, хранение, комплектацию и отгрузку товаров. Система оптимизирует маршруты движения товара и минимизирует ошибки при обработке заказов.
• Оптимизация хранения. Система автоматически определяет оптимальные места для размещения товаров с учетом их характеристик, оборачиваемости и доступности. Это позволяет максимально эффективно использовать складские площади и ускорять операции.
• Контроль и управление запасами. Складская система WMS обеспечивает точный учет товаров в режиме реального времени, позволяет отслеживать остатки, контролировать сроки годности, серии и партии продукции. Это помогает избегать дефицита или излишков товара.
• Инвентаризация и аудит. Проведение инвентаризации значительно упрощается благодаря автоматизации: система поддерживает циклические проверки, быстрое сканирование товаров и формирование отчетов без остановки работы склада.
• Автоматизация документооборота и аналитика. Формирование накладных, отчетов, актов и другой документации происходит автоматически. Аналитические инструменты позволяют оценивать эффективность работы склада, выявлять узкие места и принимать обоснованные управленческие решения.
• Управление персоналом. Система отслеживает действия сотрудников, их продуктивность и загрузку. Это дает возможность эффективно распределять задачи, повышать продуктивность команды и снижать операционные расходы.
• Интеграции с другими системами. WMS легко интегрируется с ERP, CRM, TMS и другими бизнес-системами, обеспечивая единую экосистему управления логистикой и бизнес-процессами.
• Поддержка мобильных устройств и сканеров. Работа с ТСД, штрихкодами и RFID позволяет значительно ускорить операции и снизить влияние человеческого фактора.

В результате внедрения WMS компания получает не просто инструмент учета, а мощную систему управления складом, которая повышает точность операций, сокращает затраты и обеспечивает масштабирование бизнеса.

Как выбрать WMS

При выборе софта для управления складом специалисты советуют учитывать разные моменты.

Функционал

Следует тщательно проанализировать функции, которые предлагает тот или иной софт. В идеале нужно брать WMS с возможностью масштабирования вместе с развитием предприятия. Будет удобно, если со временем ее можно будет интегрировать в ERP или SCM, если установленное приложение работает отдельно от них.

Размер складского помещения

Крупные компании со значительным товарооборотом нуждаются в системе, которая легко подстраивается под нужды бизнеса. Небольшая компания может купить базовый софт с ограниченным количеством модулей или “коробочный” вариант.

Для какого бизнеса требуется WMS

Если у вас небольшой склад, где хранятся запасы для внутренних процессов, можно ограничиться пакетной WMS. Если речь идет о логистической компании, то следует учитывать, что клиенты любят отслеживать товар в режиме реального времени, и нужно предоставить им такую ​​возможность. Кроме того, в этом случае WMS систему нужно покупать в составе SCM.

Возможность масштабирования

Выбирая WMS, следует думать не только о задачах, которые система должна решить сейчас, но и о будущем. Тщательно проанализируйте свои планы, перспективы роста бизнеса. Определите, какие потребности могут возникнуть в работе состава в перспективе, можно ли добавить в систему модуль, способный их решить.

Стоимость системы

Стоимость системы WMS зависит от следующих факторов:

• сложности проекта;
• объема работ;
• разработчика ПО;
• функционала.

Базовая версия содержит ограниченный функционал, неспособный удовлетворить потребности логистического бизнеса. Однако ее могут позволить себе небольшие компании и магазины, состав которых не превышает тысячу квадратных метров. А вот WMS система для крупного предприятия с гибким функционалом стоит дорого.

Как внедрить WMS систему

WMS система внедряется в несколько этапов:

1.  Поиск разработчика.
2.  Тщательный анализ разных типов систем, их функционала. Заказчик должен понять, что такое WMS системы и чего от них ждать. Это позволит решить, покупать готовое решение или настраивать софт с нуля.
3.  Разработка и утверждение системы WMS, которая будет установлена ​​на предприятии.
4.  Разработка системы и закупка оборудования.
5.  Подготовка склада и работников для работы с системой.
6. Установка и тестирование софта.

Особое внимание следует уделить подготовке склада, который следует разделить на несколько зон:

• место разгрузки и размещения товара, когда он поступает на склад;
• зоны краткосрочного и долгосрочного хранения;
• место работы сотрудников, которые будут вносить сведения о получении/отгрузке товара, маркировать груз;
• зона, откуда будет отгружаться товар.

Дополнительно следует купить и установить оборудование, которое будет использоваться в работе софта (сканеры, датчики, спецтехника, RFID-системы и т.п.). Эти моменты обсуждаются на этапе разработки проекта.

Когда система будет установлена, оборудование подключено, начинается тестирование. На этом этапе задача разработчика – выявить и устранить все ошибки. Чем сложнее система, тем дольше продлится тестирование и внедрение WMS.