Как внедрить новую ERP в вашей компании

Сегодня нам всем нужно бежать со всех ног, чтобы просто оставаться на месте. Чтобы двигаться вперед, бизнес должен хвататься за все возможные инструменты, включая возможности IT. Их с каждым годом становится все больше – новые инструменты разработки, облачные платформы, периферийные вычисления, искусственный интеллект и прочие. Спрашивается - как эффективно внедрять в компании технологические инновации и убедить сотрудников их использовать? Существует ли тут какая-нибудь методология?

Что такое ERP

В целях оптимизации своей работы все большее компаний используют ERP-системы (Enterprise resource planning - планирование ресурсов предприятия). Это софт по интегрированному управлению главными бизнес-процессами, часто в режиме реального времени посредством внедрения программного обеспечения и технологий. Такая система позволяет определить стратегию компании и отслеживать работу каждого отдела. Главная задача ERP - объединить все внутренние процессы предприятия в одну среду, где у каждого из участников будет четко определенные обязанности и ответственность.

Преимущества внедрения ERP 

Внедрение ERP-системы позволяет централизованно управлять бизнесом, оптимизируя большинство его процессов. И хотя функционал таких ИТ-решений может быть разным, поскольку напрямую зависит от потребностей каждого отдельного бизнеса, вот главные преимущества ERP-системы:

• Создание единой среды. Позволяет бизнесу ускорить внутреннюю коммуникацию и принятие решений, а также согласовать организационные вопросы и обработки заявок пользователей.
• Распределение прав доступа. Обеспечивает надлежащий уровень конфиденциальности данных, а каждый сотрудник получает только ту информацию, к которой имеет доступ.
• Объединение финансовых данных. Единая информационная база позволяет отслеживать каждый отдел компании и ее финансовую отчетность. Это позволяет избежать нецелевых расходов средств и контролировать финансовые потоки внутри компании.
• Автоматизация бизнес процессов. Обеспечивает высокую скорость согласования действий, распределения ролей и прав доступа внутри компании, а также оперативное планирование, доступность и надежное хранение данных.

Внедрение ERP-системы позволяет компании оперативно упростить работу менеджмента, ускорить взаимодействие с руководством, оптимизировать коммуникацию между отделами и сделать прозрачной финансовую отчетность.

Почему попытки внедрить ERP-систему терпят неудачу?

Многие компании внедряют в свои бизнес-процессы новые технологии после месяцев изучения и планирования, и все равно с удивлением узнают, что сотрудники ими не пользуются. Вот некоторые из самых распространенных объяснений:

• Технология оказывается слишком сложной. Поскольку существует очень много уровней, связанных с созданием больших систем планирования ресурсов предприятия (ERP), они очень уязвимы к ошибкам. Такая система может иметь множество функций и модулей, и любая неправильная ее конфигурация может повлечь серьезные и дорогостоящие последствия.
• Новая разработка не интегрируется с имеющимся программным обеспечением. Любого разочарует технология, плохо интегрирующаяся с имеющимся программным обеспечением и приложениями. Это приводит к усложнению процессов, замедляющих всем работу и лишающих сотрудников любого желания пользоваться таким нововведением.
• Сотрудники не понимают ценности новой технологии. Если ваши сотрудники не понимают вызовов, с которыми должна бороться новая технология, внедренная у них на работе, то она не будет иметь никакого эффекта.

Несмотря на то, что использование ERP дает значительные преимущества, вы можете их не ощутить, если не будете применять инновации должным образом. Внедрение технологий, особенно ведущих (cutting edge), должно начинаться с детального бизнес-анализа, с подготовки детализированного плана их внедрения и с подготовительной работы внутри самой компании. Следует просчитать не только все преимущества от проекта, но и все возможные риски и блоки, которые могут помешать его успеху.

С чего начать внедрение инноваций в компании?

Компании часто спешат с запуском новых технологий, которые плохо интегрируются с имеющимся у них рабочим процессом. Чтобы избежать этого, сначала надо выполнить анализ деятельности бизнеса и определить задачи, которые должно решать внедрение ERP. Для этого очень важно понимать масштабы бизнеса, производственные процессы и принципы взаимодействия подразделений компании. На основе этих данных составляется отчет, позволяющий спланировать дальнейшие работы и техническое задание для специалистов по внедрению.

Ключевые шаги для успешной интеграции новых технологий

Вам не избежать внедрения новых процессов и дополнительных инструментов в бизнесе, даже если это затруднительно. Мы дадим несколько советов, которые упростят вам задачу.

Составьте план

Чем подробнее вы спланируете решение проблемы, тем лучше. Поэтому разработайте пошаговую стратегию по отношению к вашим целям, требованиям и как новая технология может их решить.

Ваше новое программное обеспечение нужно будет внедрять поэтапно, что означает такие шаги:

• Оценка всех функциональных задач, которые решает ERP.
• Разъяснение сотрудникам сущности новшеств.
• Создание команды по внедрению.
• Назначение ответственного за процесс внедрения.
• Перенос данных.
• Обучение сотрудников.
• Пилотный запуск новшеств.
• Изучение первой недели/месяца использования новой системы.
• Оказание постоянной технической поддержки.
• Оценка эффективности каждые 6 и 12 месяцев.

Передача ответственности и обязанностей по внедрению вашего плана очень важна. В частности, кто будет контролировать все этапы внедрения новшеств в компании? Этих этапов будет немало и вот несколько советов, как не опустить руки во время их реализации.

• Понимание причин выбора ERP-системы. Все начинается с простого понимания преимуществ. Это можно решить индивидуальной презентацией, во время которой можно задать вопрос и увидеть технологию в действии, чтобы понять весь ее потенциал. Это самый обычный способ определения целесообразности ваших инвестиций в эту систему.
• Не отчаивайтесь из-за сопротивления сотрудников. Запуск новой системы всегда требует определенного времени и терпения, поскольку может вызвать сопротивление среди сотрудников.
• Убедитесь, что команда понимает преимущества. Поощряйте тимлидеров хвалить преимущества ERP-системы каждому из сотрудников в индивидуальном порядке, чтобы обеспечить общую поддержку.
• Привлекайте сотрудников. Компании часто допускают ошибки, вводя инновации без консультаций с лицами, которые ими уже пользуются. Всегда обращайте внимание на советы ваших товарищей по команде относительно лучшего использования ERP.
• Поощряйте коллег делиться знаниями. Никто не любит проходить изнурительный курс обучения. Если все организовать правильно, ваши сотрудники не будут знать, что они учатся.
• Обеспечивайте поддержку. Вопрос "как мне это сделать?" могут вас удивлять. Но это часть процесса обучения. Хотя ваш новый софт будет содержать все необходимые инструкции и советы, ваши сотрудники все равно могут обращаться за советами к профессионалам.
• Настаивайте на обратной связи. Привлечение ваших сотрудников значительно возрастет, если руководители не будут безразличны к проблемам с интеграцией. К тому же это отличный шанс для развития лидерства в команде.
• Регулярно оценивайте успеваемость интеграции. Узнайте, какие аспекты ERP системы наиболее интересуют каждого из команды. Также определите, какие улучшились рабочие процессы и где сократились затраты времени и средств.

Вывод

Рано или поздно любой бизнес сталкивается с необходимостью внедрения системы ERP для оптимизации своих процессов. Это необходимая сторона развития и масштабирования каждой компании, поскольку автоматизация ускоряет темпы производства и продвижения бизнеса.

Чтобы сделать все нововведения проще, убедитесь, что учли все указанные факторы для внедрения нового софта или инфраструктуры:

• обучайте сотрудников;
• персонализируйте обучение и изменяйте его методы;
• стимулируйте инициативность в коллективе.

Это значительно упростит внедрение новых технологий, но не избавит от трудностей. Для быстрого их преодоления лучше обратиться за помощью к проверенным временем командам профессионалов, имеющим много успешных кейсов решения подобных задач.

Понимание этого поможет заранее подготовиться к системным изменениям в компании и успешно их выполнить, без потери времени, имиджа и прибыли.