Может ли логистическая компания сэкономить полмиллиона долларов при помощи софта? Ищем ответ

Транспортные компании в своей ежедневной работе полагаются на рутинные операции: от бухгалтерского учета и работы с контрагентами до диспетчеринга, погрузки машин и мониторинга перевозок. И если в доцифровую эпоху все можно было выполнять вручную, то сейчас конкуренция в отрасли требует от бизнеса оперативной обработки заказов, расчета маршрута и практически мгновенной его корректировки. Как соответствовать требованиям времени?

Для полного контроля, оптимизации и повышения производительности транспортные компании используют специализированный софт для экспедиторов, так называемые TMS-платформы (transport management system). 

Готовые TMS vs индивидуальная разработка

Как правило, небольшие логистические компании с самого начала своей работы пользуются "пакетными" TMS по подписке. Но с течением времени каждый перевозчик по мере своего развития сталкивается с необходимостью оптимизации менеджмента, поскольку софт устаревает и не соответствует потребностям компании. И если небольшой компании с автопарком до полусотни грузовиков вполне хватает базовой TMS, то средний транспортный оператор уже нуждается в индивидуальном решении. Почему так?

Во-первых, использование стандартной системы по подписке обычно не предполагает дальнейшего масштабирования. Скажем, если один аккаунт в пакетном сервисе поддерживает максимум 50 грузовиков, то для компании со 150 машинами понадобится сразу 3 аккаунта и умение мгновенно между ними переключаться.

Во-вторых, чем больше у оператора машин, тем больше ему придется платить за использование пакетного сервиса. И в долгосрочной перспективе это налагает на бизнес существенные издержки.

В-третьих, пакетные TMS разработаны "для всех". То есть создаются для максимального охвата рынка, а не под запросы какой-то одной компании. Большой компании со своей спецификой операций бывает тесно в обобщенном функционале, даже если сервис и предлагает ей какие-то отдельные целевые модули.

Различие между индивидуальным сервисом и пакетным решением можно описать на примере собственной машины и такси. Просто проехаться на такси бывает очень удобно. Но если вам нужно ездить по всему городу ежедневно, то удобство отступает на второй план. На первый план выходят огромные затраты и зависимость от таксиста.

Чем индивидуальная разработка будет полезной для транспортных компаний?

• Надежная защита конфиденциальной информации компании. Не стоит недооценивать уровень безопасности данных, ведь известны эпизоды утечки данных даже со звонков в Zoom. В отличие от коробочных решений, хранящих все в облаке, индивидуальный софт обычно сохраняет всю информацию на отдельных серверах. Бизнес полностью контролирует свои данные и может защищать их безопасность, как считает нужным.
• Уверенность в корректном использовании данных компании. Собственная TMS-система делает невозможным использование данных компании без ведома ее сотрудников. Ведь известно, что многие платформы собирают большие объемы данных своих пользователей, не сообщая, как эта информация может быть использована в дальнейшем. Гипотетически чужая платформа может иметь собственные планы относительно данных о вашем бизнесе (от бизнес-аналитики, до рекламы или даже промышленного шпионажа), и это нужно учитывать.
• Не нужно подстраивать всю компанию под сторонний софт. Практически каждый транспортный бизнес имеет свою специфику операционной деятельности, культуру и традиции. Поэтому в случае внедрения уже готовой TMS можно столкнуться с проблемой ее “кривой” интеграции в бизнес, сотрудники просто не будут воспринимать систему. В случае разработки собственного решения его можно строить вокруг отлаженной рабочей практики, а не вопреки ей. А это значительно упрощает внедрение любого ПО.
• Легкая масштабируемость софта в соответствии с потребностями бизнеса. Когда компания растет, она всегда нуждается в изменениях, и собственная разработка может расти вместе с бизнесом. Например, многие логистические компании начинают работать, имея в штате всего 10, 20, или 30 водителей грузовиков. Они используют для менеджмента чат в Viber и электронные таблицы. Сначала использование таких инструментов вполне приемлемо, но чем крупней становится компания, тем больше времени тратят сотрудники на их использование. При таких условиях переход на специализированный софт является вопросом времени. Но впоследствии и его придется модифицировать, что гораздо проще сделать с индивидуальной разработкой.
• Ежемесячная экономия средств, поскольку не нужно оплачивать подписку. Если вы пользуетесь чужой системой, то должны каждый месяц оплачивать подписку. Если это, например, по 50 долларов за грузовик, то за год выходит целых 600 долларов. Согласитесь, сумма и так достаточно ощутимая, а таких грузовиков у компании не один и даже не два. Если же создать индивидуальное программное обеспечение, то становится неважно, сколько у перевозчика грузовиков или водителей, его расходы от этого никак не меняются.
• Никаких ограничений в создании функционала. Выбирая индивидуальную разработку, вы создаете свою будущую систему такой, какая вам пригодится в будущем. И все ее процессы, весь UX/UI дизайн будут пригодны к легкой адаптации – в любом месте и в любое время. 

Если хотите узнать больше, посмотрите наш недавний вебинар. Наши эксперты могут рассказать о такой разработке гораздо больше.

Каковы недостатки индивидуальной разработки TMS?

• Значительны стартовые инвестиции. Само программное обеспечение требует значительных расходов на свою разработку, причем общая сумма стоимости проекта станет известна не сразу, а только после этапа предварительного исследования. Это означает, что команде разработчиков понадобится некоторое время, от 2 до 4 недель, чтобы совместно с сотрудниками компании определить, какой продукт должен выйти в финале и какой будет его стоимость. Речь идет о десятках или даже о сотнях тысяч долларов. 

• Риск столкнуться с непрофессиональными аутсорсерами. Всегда есть риск, что команда разработки не справится – провалит либо сроки, либо функционал, либо техническое качество продукта. В таком случае бизнес теряет деньги и время. И самое страшное здесь не столько потерять инвестиции, сколько потерять месяцы, потраченные на разработку. Поэтому надо очень внимательно выбирать, какая именно команда будет вести разработку и поддержку продукта.

• Длительный период разработки. В среднем на создание кастомной TMS-системы разработчики тратят от 8 до 12 месяцев. Именно столько времени нужно для написания кода, создания рабочих модулей и подключения сторонних услуг. После этого команда тестирует созданный продукт, проверяет систему безопасности, после чего внедряет его в бизнес.

Как именно индивидуальная разработка TMS-системы может сэкономить 500 тысяч долларов в год?

Звучит немного фантастически, но начинаем считать. Для примера лучше всего подойдет перевозчик среднего размера, это автопарк из примерно 200 грузовиков. Иногда даже такие компании ведут диспетчерский учет в Excel, что влечет за собой кучу операционных проблем и дополнительных расходов.

Благодаря чему TMS-система экономит деньги?

Зарплаты сотрудникам. Представим, что бухгалтерии больше не нужно рассчитывать вручную каждую зарплату, выполнять учет всех ежемесячных платежей на бумаге и просить водителей приносить все счета. Таким образом, TMS-система позволяет компании обойтись без двух дополнительных бухгалтеров и одного диспетчера. Это заметная экономия средств – если взять среднюю зарплату на американском рынке, то это примерно 55 тысяч долларов в год. Оптимизация процессов и сокращение 3 должностей позволяет компании ежегодно экономить 165 тысяч долларов – это очень хороший результат.

Ежемесячная абонплата за сторонний софт. Использование чужого программного обеспечения требует постоянной платы за его использование. Даже если абонплата составляет 50 долларов в месяц за грузовик, в год это выходит 600 долларов. А если учесть, что таких грузовиков у компании может быть 200 или даже 300, то общие годовые выплаты будут колебаться от 120 до 180 тысяч долларов. Согласитесь, это очень солидные цифры.

Расходы на использование стороннего софта. Часто перевозчик выбирает популярное программное обеспечение как, хорошо себя зарекомендовавшее. Внедрение такой системы в крупной компании часто требует значительных инвестиций – речь идет о сотнях тысяч долларов в течение 2-3 лет. За аналогичные средства вполне возможно создать с нуля собственный софт, эксплуатация которого не потребует больших затрат.

Сокращение технических издержек. Возможности динамичного построения и обновления транспортных маршрутов позволяют на 10-30% снизить пробег и холостой ход грузовиков, тратя меньше топлива и технического ресурса машин. Здесь расчеты надо проводить под отдельно взятого перевозчика, но чаще всего речь идет об экономии нескольких десятков тысяч долларов в год.  

Уменьшение рисков. TMS-платформа – это незаменимый инструмент контроля, с которым можно следить за регулярным проведением техосмотра машин, состоянием документации, соблюдением ПДД водителями. Все это сокращает риски штрафов и дорожных происшествий, защищает жизнь и здоровье людей. Не говоря уже о том, что каждое такое происшествие – это страховые выплаты и удар по репутации компании. 

Всех этих проблем и расходов можно избежать, если использовать индивидуальную TMS-систему, которая создается под конкретную компанию и ею же управляется. Как показывают даже грубые расчеты, в долгосрочной перспективе такое решение позволит даже средней логистической компании, не говоря уже о больших, экономить по полмиллиона долларов благодаря автоматизации и возможностям мониторинга бизнеса. Главный вопрос не в том, нужен ли перевозчикам индивидуальный софт, а в том, когда именно он нужен, и как его создать с лучшим балансом цены и качества.