Личный кабинет WEZOM сэкономил отделу HR 37% рабочего времени: делимся опытом

Рано или поздно любой успешный бизнес сталкивается с болезнями роста в плоскости HR: штат компании стремительно растет, открываются новые офисы и подразделения, количество проектов увеличивается с десятков до сотен в год. Так менеджмент персонала в компании, который еще вчера не составлял никаких проблем, начинает съедать все больше времени и ресурсов, иногда балансируя на грани хаоса.

Как эффективно организовать процессы HR? Наш ответ на этот вопрос – диджитал. Когда мы столкнулись с подобными вызовами, то ответили на них разработкой онлайн-платформы с личным кабинетом для каждого сотрудника WEZOM. И результат превзошел все наши ожидания.

С какими проблемами в HR мы столкнулись?

HR-департамент нашей ведущей компании давно нуждался в усилении на нескольких направлениях. Назовем основные проблемы, с которыми мы столкнулись.

Первая проблема – онбординг и офбординг сотрудников. В WEZOM есть специалист, People Partner, который вводит всех новых членов команды в курс дел: рассказывает о компании и ее ценностях, разъясняет устав, объясняет особенности бизнес-процессов. Но ему не хватало дополнительных материалов и инструментов, помогающих новичкам адаптироваться в новой среде и почувствовать себя частью команды.

Дело в том, что WEZOM – это группа компаний. В ее состав входит не только сама IT-компания WEZOM, но и другие родственные бизнесы, такие как агентство интернет-маркетинга Elit-Web. Поэтому новички часто путались в корпоративной структуре, а менеджеры часто отвечали на одни и те же вопросы, объясняли специфику работы в разных командах.

Так что нужно было универсальное решение для онбординга, которое могло бы дать новым сотрудникам четкую картину и закрыть все вопросы.

Вторая проблема – обучение персонала. Для новых сотрудников онбординг должен плавно переходить к этапу обучения. Мы очень хотели реализовать для новичков некий “замер температуры” – серию небольших регулярных тестов, которая помогла бы оценить эффективность онбординга. Понимают ли новые сотрудники рынок и продукты компании? Усвоили ли они устав? Насколько хорошо они осознают бизнес-процессы в своем подразделении. Тестирование должно показать, как изменяется осведомленность новичков с течением времени – через неделю, через две недели, за месяц.

В перспективе тестирование пригодится не только новичкам, но и всему персоналу WEZOM. Ведь мы планируем развивать внутреннее корпоративное обучение и будем нуждаться в инструментах для оценки компетенций сотрудников.

Третья проблема – ручной менеджмент. Как пример, заявки на отпуск в WEZOM подавались и утверждались практически вручную, по электронной почте. То есть сотрудник пишет электронное письмо по шаблону и отправляет его менеджерам, бухгалтерам и HR. Те подтверждают заявление в текстовом режиме и вносят его в систему бухгалтерского учета. Только тогда сотруднику зачислится оплачиваемый отпуск. Не стоит и говорить, что этот процесс съедал у всех его участников кучу времени и приводил к ошибкам. Оформление заявок, больничных и day-off необходимо автоматизировать и привести к стандартам современного электронного документооборота.

Четвертая проблема – информирование и внутренняя коммуникация. Чтобы модель обучения была завершенной, нужна была единая внутренняя база знаний для сотрудников. Это информативный гайд, который давал бы ответы на все типичные вопросы касательно регламента работы компании. Например, как оформить day-off, как начисляются дни отпуска и т.д.

Важно было построить определенную наглядную модель структуры компании, "дерево", которое охватывало бы всех сотрудников, демонстрировало бы их иерархическую организацию на всех уровнях. Чтобы в каком-нибудь удобном интерфейсе можно было найти каждого сотрудника, его контакты и непосредственного руководителя.

Кроме того, мы хотели бы реализовать для всех сотрудников и хэдов подразделений прозрачный трекинг рабочего времени. Так каждый специалист мог бы понимать свою нагрузку и производительность, а руководители получили возможность минимизировать бенч.

Следовательно, мы взялись за поиск диджитал-сервиса, который мог бы закрыть все эти проблемы. Но нужных решений на рынке не было.

Какое решение мы выбрали

В поисках необходимого сервиса мы приступили к детальному исследованию софтверного рынка. Параллельно проводился внутренний маркетинговый опрос сотрудников в WEZOM. Важно было понимать, какой функционал важен именно им.

Наконец, мы поняли, что доступные на рынке HR-платформы не отвечают всем нашим требованиям.

• Во-первых, продукт должен был обеспечить абсолютную безопасность, ведь в него необходимо было вносить конфиденциальные данные сотрудников. Доверять такую ​​информацию внешним хостингам и облачным платформам слишком рискованно. К примеру, в будущих обновлениях системы планируется добавить в личный кабинет сотрудника сведения о росте зарплаты. Все необходимые для этого данные и реквизиты можно внести в базу уже сейчас.

• Во-вторых, мы хотели видеть все необходимые сотрудникам фичи в одном комплексном продукте – чтобы в нем работали и HR-менеджеры, и хэды департаментов. Ни одно доступное на рынке ПО таких возможностей не предоставляло. Более или менее приближенные к нашим требованиям сервисы стоили дорого, и все равно не давали всего необходимого.

В итоге мы пришли к необходимости разработки собственного внутреннего HR-сервиса с нуля. Прежде всего, он должен был закрыть основные "боли" менеджмента: онбординг и офбординг сотрудников, информирование, обработка заявок сотрудников. А в дальнейшем такое кастомное решение можно будет развивать в любом направлении.

Цели и задачи разработки

Цель проекта заключалась в создании корпоративной HR-платформы для автоматизации "ручных" и "бумажных" операций, обучения и тестирования сотрудников, общего улучшения качества коммуникации в компании.

Достижение цели потребовало решения ряда задач:

• Разработать веб-приложение с функциональным личным кабинетом для сотрудников. В дальнейшем планируется разработка мобильного приложения;

• Реализовать на платформе модель онбординга, обучения, а в дальнейшем и тестирования новых сотрудников;

• Обеспечить интеграцию платформы со средствами бухгалтерского учета, управления проектами, тайм-трекингом и т.д.

Определившись с приоритетами и задачами разработки, мы могли выбирать стек технологий и формат работы.

Какие технологии мы выбрали

В работе над новой платформой нам пригодился опыт создания LMS-системы для нашего образовательного проекта – WEZOM.Academy. Там был реализован личный кабинет. Правда, не для персонала, а для студентов онлайн-курсов. Но мы так или иначе могли ориентироваться на проверенные решения и технологии.

На стороне фронтенда использовались jQuery и Typescript. Интерфейс системы основан на библиотеке Material UI.

На стороне бэкенда основу составил универсальный и удобный PHP-фреймворк Laravel. Для управления базами данных использовалась MySQL.

Как мы построили работу

Как ни странно, толчок разработке дало полномасштабное вторжение россии в Украину. Ведь в первые недели войны несколько наших клиентов поставили свои проекты на паузу. Так, мы впервые за несколько лет получили время и возможности для разработки масштабного внутреннего продукта.

Работа началась с поиска идей. Мы собрали руководителей всех отделов, чтобы услышать все “за” и “против” создания системы. Каждый из них внес в специальную таблицу свои требования к такой системе – чтобы она могла закрыть все возможные “боли” менеджмента. Это позволило схематично разработать структуру будущего продукта в формате mind map и создать прототип.

В итоге команда разработчиков получила технические требования и сформировала план работ над продуктом. Мы прибегли к agile-методологии scrum – вынесли все рабочие задания в бэклог, распределили по приоритетности и разбили по небольшим спринтам.

К разработке была привлечена относительно небольшая команда технических специалистов:

• Project Manager;

• Product Manager;

• Senior UI/UX Designer;

• UI/UX Designer;

• Backend Developer;

• Frontend Developer;

• QA Engineer

• Cybersecurity Manager

• СМО.

Также к работе на разных этапах подключались специалисты по интеграции учетной системы, HR и финансового отдела.

Команда начала с создания и утверждения дизайна, после чего началась разработка непосредственно программной части – фронтенда и бэкенда. Продукт решили выпустить в формате MVP, который можно будет постепенно развивать и насыщать функционалом.

Что мы разработали

Результатом нашей работы стала корпоративная диджитал-среда, которая решает проблемы онбординга, внутренней коммуникации, информирования и обучения сотрудников. В то же время система автоматизирует процессы HR: подачу и обработок заявлений на отпуск, больничных, отгулов и т.п. Рассмотрим ее компоненты в деталях.

Лендинг

Сначала была создана лендинговая страница – это универсальная точка входа для всех сотрудников компании, предоставляющая справочную информацию и базовую индивидуальную статистику.

В частности, каждый сотрудник может видеть здесь виджет со своей статистикой отработанного времени (в том числе – в разрезе каждого месяца). На основе отработанного времени система составляет определенный рейтинг сотрудников каждого отдела, и специалист может видеть в виджете свою позицию в нем. Рядом размещены интегрированные блоки Youtube и SoundСloud, где можно послушать свежие видео и подкасты компании.

Чуть ниже доступны справочные блоки, которые ценны, прежде всего, для новых сотрудников. Здесь можно получить всю информацию о структуре, направлениях деятельности, ценностях и миссии компании. Сюда выведены основные положения устава WEZOM, который можно также открыть и почитать в полном объеме.

На лендинге реализован блок онбординга, посвященный адаптации, обучению и тестированию новичков. Сюда же встроенная корпоративная база знаний – Wiki WEZOM. В ней собраны все сведения о правилах и регламенте работы компании.

Завершает страницу блок обратной связи, где каждый сотрудник может анонимно подать на рассмотрение HR любые предложения, замечания или жалобы.

Личный кабинет

Из лендинга сотрудник может перейти в личный кабинет, где собрана персонализированная информация и настройки. Возможности кабинета распределены по ряду разделов. Давайте посмотрим на них.

Раздел профиля

Здесь собрана вся персональная информация специалиста, его контактные данные, подразделение и должность. В этой вкладке сотрудник может за один клик подать запрос на изменение персональных данных и загрузку документов (например, при создании нового ФЛП). Этот функционал синхронизирован с системой учета.

В личном профиле можно посмотреть всю историю работы сотрудника – его карьерный путь в компании, от первой должности и до настоящего времени.

Сотрудник также вносит здесь данные о своем образовании, семье и хобби. Это важно для того, чтобы компания могла понимать, что дарить ему на день рождения или годовщину работы в WEZOM.

Блоки отделов и учета времени

Эти разделы призваны упростить менеджмент,  в основном они предназначены для хэдов департаментов. Во вкладке отдела руководитель видит все свои проекты, они подтягиваются в кабинет из платформы таск-менеджмента. Здесь также можно посмотреть список специалистов, закрепленных за каждым проектом.

Вкладка учета времени предоставляет руководителю расширенный доступ к статистике отработанных часов каждого сотрудника отдела. На основе зафиксированного через таск-менеджер отработанного времени формируется рейтинг.

Раздел структуры компании

Это хорошо структурированная по подразделениям база данных всех сотрудников WEZOM, в которой можно найти любого специалиста и его руководителей, получить их контактные данные. Здесь можно как искать работников по именам, так и фильтровать их список по отдельным подразделениям.

Раздел заявок

Сотрудники получили возможность подавать заявления на отпуск или больничный в пару кликов – прямо из личного кабинета, без электронной почты. Эти заявления видят и утверждают непосредственный руководитель и отдел HR. Более того, сотрудник видит в этой вкладке количество доступных ему дней отпуска, историю предыдущих отпусков и т.п.

Раздел адаптации

В этой отдельной вкладке для онбординга собраны все ресурсы для знакомства с корпоративной культурой WEZOM и системами управления проектами, применяемыми в компании. В дальнейшем эта вкладка получит функционал для обучения и тестирования новичков.

Админпанель личного кабинета

Руководители подразделений также получили роль в админпанели системы. В частности, они могут управлять справочниками доступных подразделений и офисов, редактировать базу сотрудников своего отдела. Руководитель может модифицировать личные кабинеты своих подчиненных (например, включать и отключать определенные виджеты). В админпанели менеджер также рассматривает заявки, поступающие через формы обратной связи.

Какие вызовы мы преодолели

Самой большой сложностью в разработке стал корректный вывод рабочего времени в виджет личного кабинета – оно должно было подтягиваться из таск-менеджера и обновляться мгновенно. Это очень важно для бизнес-процессов компании – все наши лидеры отделов фиксируют рабочее время специалистов и следят, чтобы ни у кого не было бенча.

Функционал автоматизированного согласования отпусков и day-off также нуждался в тщательной проработке. За каждым сотрудником WEZOM закреплен ответственный менеджер, который должен согласовывать такие запросы – эти руководящие позиции четко закреплены в структурном дереве компании. Следовательно, необходимо было настроить адресное автоматическое оповещение ответственных менеджеров о заявках – чтобы они поступали мгновенно и не терялись в потоке других сообщений и мейлов.

В подобных проектах интеграция сторонних инструментов и сервисов редко происходит без мелких затруднений. Запуск платформы требовал интеграции личного кабинета с системами таск-менеджмента (WS, Jira), с системой бухгалтерского учета, с базой знаний Wiki WEZOM и сервисом для построения структурного дерева компании. Но все эти сложности были преодолены.

Результат

Проект вышел в релиз в формате первого MVP, его базовый функционал уже существенно усилил HR-менеджмент в WEZOM. Так, автоматизация ручной и бумажной работы (вроде обработки заявлений на больничные и отпуска) сэкономила специалистам HR 37% рабочего времени. Теперь они могут уделять гораздо больше внимания креативным задачам и персонализированной работе с командой. В то же время сократилась текучесть кадров, средний срок жизни сотрудника в компании увеличился на 22%. Этого удалось добиться благодаря качественному онбордингу и улучшению коммуникации.

Кроме того, повысилась информированность, мотивированность и вовлеченность сотрудников в дела компании. Качественный и прозрачный мониторинг рабочего времени сократил объем незапланированного бенча в подразделениях на 85%. Ведь специалисты видят в своем личном кабинете свои отработанные часы и место в рейтинге. То же самое видят и их руководители.

Наша команда уже работает над следующим MVP с расширенным функционалом. В личном кабинете появится функционал онлайн-обучения и тестирования, а также средства Performance Review. Кроме того, планируется запуск сервиса в формате удобного мобильного приложения.

Сейчас мы понимаем, что решение разрабатывать собственную HR-платформу с нуля было правильным на 100%. Ведь готовые и облачные сервисы от вендоров не предоставили бы нам ни соответствующего уровня защиты данных, ни широкого функционала, ни гибкости в дальнейшем развитии и масштабировании. Это тот опыт, которым мы с удовольствием готовы поделиться с другими – он релевантен практически для любого бизнеса.