Создание HRM-платформы для логистической компании: разбираем ее функции и этапы разработки

Управление персоналом и онбординг в транспортном бизнесе могут поглощать крайне много времени и ресурсов. Это связано с тем, что водители должны проходить через тщательную процедуру проверки и комплаенса, прежде чем оказаться за рулем.

К счастью, диджитал может с этим помочь. Для решения проблем найма и управления персоналом существует отдельная разновидность софта: платформы HRM. В этом блоге мы рассмотрим функции и преимущества таких решений. Более того, мы расскажем, как создать HRM-систему квалификации и сопровождения водителей с нуля.

Что такое HRM-платформа для логистических компаний

За аббревиатурой HRM скрывается термин Human Resources Management – то есть речь идет о программе для оптимизации управления персоналом.

Современные HRM-платформы для логистических компаний – это уже не просто программы для упрощения или автоматизации HR-менеджмента. Они превратились в комплексные экосистемы для формирования, поддержки и развития команд специалистов в сфере транспорта и доставки. Такая система охватывает процессы поиска и отбора кандидатов, юридического комплаенса, обучения и развития сотрудников, оценки их производительности, мотивации и т.д.

Благодаря HRM-платформам бизнес может повысить эффективность управления персоналом: оптимизировать рабочее время своего кадрового отдела, избавиться от ошибок и наладить аналитику HR для всей организации. В то же время, повышается и репутация компании на рынке, поэтому она становится привлекательным работодателем и привлекает самых лучших специалистов.

В условиях жесткого кадрового голода в транспортной отрасли такие решения важны как никогда. Создание HRM-платформы для логистической компании может стать решающим фактором ее конкурентоспособности.

Какую роль отыгрывает в бизнесе HRM-платформа для водителей?

Основой любого транспортного бизнеса являются водители. Именно они обеспечивают перевозку груза или доставку заказа. Водитель – это не просто человек за рулем, он следит за стандартами качества и безопасности перевозки, отвечает за сроки, ведет сопутствующую документацию. От профессионализма, ответственности и надежности водителей зависит удовлетворенность клиентов, а в итоге и судьба всей компании.

Поэтому задача транспортной компании состоит в том, чтобы обеспечить водителям качественный онбординг и сопровождение, а также построить для них комфортную и предсказуемую рабочую среду. Качественная HRM-система позволяет достойно решить все эти задачи.

HRM-платформа в процессах онбординга позволяет автоматизировать и упростить трудоемкие процессы проверки и квалификации кандидатов. Такая квалификация может включать в себя сбор всей необходимой коммуникации, анкетирования, изучения бекграунда, опыта и рекомендаций водителя. Речь идет об огромном объеме аналитической и бумажной работы, которая может парализовать любой HR-отдел. К примеру, в таких странах как США и Канада транспортные компании нередко обращаются за помощью в онбординге к внешним партнерам, компаниям по транспортному комплаенсу. Но есть и другой путь: автоматизация, создание HRM-системы квалификации водителей.

HRM-платформа в процессах сопровождения и менеджмента позволяет эффективно управлять личным профилем и документацией на каждого водителя. Это очень важно, потому что определенные водительские документы и лицензии требуют регулярного обновления, а их просрочка может приводить к штрафам, задержкам в процессах компании и, как следствие, к ухудшению ее репутации. Эффективно контролировать документацию вручную практически невозможно, особенно в организациях, работающих с сотнями и тысячами водителей. Автоматизация этого контроля имеет для любого перевозчика огромное значение.

В процессах работы с персоналом HRM-платформа может использоваться в качестве базы для оценки производительности, вовлечённости и мотивации сотрудников, выступая инструментом прозрачного начисления зарплат и премий, контроля отпусков и т.д. Такая система также может быть удобна для обучения водителей через механизмы онлайн-курсов, менторинга и тестирования. Наконец, HRM-система может выступать в компании главным инструментом для корпоративной коммуникации и обратной связи, от которых зависит качество и безопасность работы водителей.

Может ли транспортный бизнес обойтись без платформы HRM? Вероятно да, даже сегодня тысячи логистических компаний во всем мире ведут менеджмент ручными методами. Однако такая модель работы давно исчерпала себя. Опыт показывает, что любая компания, которая обращается к диджиталу, приобретает множество конкурентных преимуществ и повышает свою производительность.

Ключевые функции HRM-платформы для логистической компании

Итак, HRM-система может выполнять для транспортной компании роль внутреннего медиатора, который обеспечивает эффективную коммуникацию, онбординг, сопровождение, комплаенс документации и развитие водителей. Однако функционал таких решений может быть очень широким. Приведем главные функции HR-платформ в логистическом бизнесе.

Поиск, найм и онбординг персонала

Сюда можно отнести все возможности HRM системы для подбора, квалификации, проверки и найма сотрудников в компанию, а также механизмы их стартового обучения и адаптации. Вопрос поиска квалифицированных, надежных и мотивированных водителей имеет решающее значение для транспортного бизнеса. Для этого важно наладить эффективные методы рекрутинга, оценки и интеграции новичков. HRM система квалификации водителей даже позволяет использовать для этого общие базы кандидатов с партнерами по логистической цепочке.

Эффективное управление персоналом

К этой функции можно отнести возможности цифрового кадрового учета, создание единой базы с подробными профилями каждого сотрудника, инструменты измерения производительности и мотивации персонала. HRM-платформа позволяет автоматизировать большинство задач HR, таких как оформление больничных и отпусков, ведение документации и т.д.

Соблюдение законодательства и регулятивных норм

Эта функция связана с соблюдением компанией требований и стандартов, регулирующих отрасль перевозок. Эти требования и стандарты могут существенно отличаться в разных странах, а иногда даже в пределах одной страны (в частности, в разных штатах США).HRM платформа для водителей помогает следить за своевременным обновлением различных разрешений, водительских лицензий и сертификатов, страхуя компанию от неприятных последствий вроде штрафов и нарушений в операциях.

Аналитика и отчетность

Речь идет о возможностях HRM-экосистемы для сбора, обработки и использования данных о персонале для повышения эффективности бизнеса. Для этого важно иметь мощные и гибкие инструменты аналитики, позволяющие своевременно получать ценные инсайты по производительности сотрудников. Не меньшее значение имеет стандартизированная и наглядная отчетность, помогающая в исследовании проблем эффективности бизнеса и коммуникации с персоналом компании.

Построение внутренней коммуникации и корпоративной культуры

Наконец, создание HRM системы для логистической компании становится важным фактором ее внутренней коммуникации. HR-платформа может предоставить эффективные и безопасные каналы обмена сообщениями и оповещения персонала, внедрить механизмы обратной связи. Это особенно важно, учитывая, что водители работают на дорогах, а не в офисах. Так HR-система помогает построить единое информационное пространство и корпоративную культуру в компании, даже если большинство ее сотрудников заглядывают в офис крайне редко.

На самом деле функционал HRM-системы может быть очень широким. Ведь популярные массовые решения на этом рынке со временем получают дополнительные модули. Более того, все больше подобных продуктов разрабатываются индивидуально, под нужды отдельной компании.

Преимущества создания HRM-платформы для логистической компании

В целом, у бизнеса, который ищет HR-систему, есть два пути. Первый – поиск пакетного софта или облачного сервиса от поставщика ПО. Второй – индивидуальная разработка софта с нуля, под нужды отдельно взятой компании.

Принято считать, что первый путь легче, проще и дешевле: компания платит за уже готовое решение, а вендор ПО берет на себя все усилия по его развитию и поддержке. Однако практика показывает, что использование готового софта имеет множество подводных камней, вроде ограниченной гибкости и масштабируемости. А внедрение пакетного решения в крупной организации может потребовать очень значительных затрат финансов и времени, которые можно с успехом инвестировать в разработку индивидуального решения. Приведем несколько преимуществ подобной кастомной разработки:

Индивидуальный подход

При использовании пакетного решения для HR компания обычно получает качественный продукт, обладающий всеми базовыми возможностями диджитал-управления персоналом. Однако это решение создано под усредненный портрет клиента и не может учесть все особенности отдельно взятого бизнеса. Как итог, использование пакетного ПО – это всегда компромисс. Клиент вероятнее всего будет скрыто переплачивать за ненужный ему функционал, и вместе с тем мириться с недостатком необходимых функций, искать их в других сервисах и инструментах.

Индивидуальное создание HRM платформы для логистической компании следует иной логике: бизнес формирует список требований для разработчиков и получает на выходе именно тот продукт, который ему нужен. Интерфейс такого решения можно тщательно настроить под привычки и традиции персонала. Такие платформы содержат все необходимое, но при этом избавлены от всего лишнего.

Гибкость и масштабируемость

Следующее преимущество тесно связано с предыдущим: пакетное решение, созданное под усредненный портрет клиента, имеет очень мало возможностей для тонкой настройки и масштабирования бизнеса. В лучшем случае такие возможности привязаны к механизму монетизации (условно: хотите завести в систему дополнительные 100 профилей сотрудников – заплатите больше). В худшем случае, пакетный софт вообще не дает таких возможностей, и требует использования "костылей" или уловок вроде создания дополнительных корпоративных аккаунтов.

Индивидуальная разработка системы HRM позволяет предусмотреть любые возможности развития, настройки и масштабирования бизнеса на уровне архитектуры софта. Компания с собственной платформой может не вспоминать о технических ограничениях годами, если не десятилетиями.

Независимость

Обращаясь к софту или сервису вендора ПО, бизнес принимает его правила игры: модель монетизации, лицензионное соглашение, политику конфиденциальности и т.д. Временами вендор может менять свои тарифы в одностороннем порядке и продлевать соглашение с клиентом даже без его прямого согласия. Но что гораздо важнее, пользователь пакетного  софта привязывается к технологическим решениям вендора и становится зависимым от них. Если поставщик софта меняет условия своей лицензии или внезапно уходит с рынка, его пользователи попадают в тяжелую ситуацию.

Тем временем кастомная разработка HRM платформы для логистической компании гарантирует ей технологическую зрелость и независимость. Индивидуально разработанный софт становится интеллектуальной собственностью, с которой бизнес может двигаться в любом направлении. Такому бизнесу не приходится оглядываться на других при построении собственной стратегии.

Возможности кибербезопасности

Логистическая отрасль остается одной из главных целей для хакерских атак, поэтому софт для транспорта и перевозок требует исключительного уровня защиты данных. Далеко не все вендоры ПО готовы предоставить своим клиентам подобные гарантии безопасности. Зачастую клиенты фактически ничего не знают о том, где и как хранятся жизненно важные для их бизнеса данные. Кто может дать гарантию того, что ваше облако безопасно, а его содержание не попадет в руки третьих лиц?

Разработка собственной HR-экосистемы позволяет взять вопросы кибербезопасности под строгий контроль. С индивидуальной платформой бизнес может организовать инфраструктуру хранения и обмена данными так, как сочтет нужным. Компания может развернуть собственные серверы, самостоятельно выбрать надежный хостинг или построить сбалансированную безопасную архитектуру под свои нужды.

Важно отметить, что реализация всех этих преимуществ требует привлечения по настоящему профессиональных и опытных разработчиков, которые могут создавать комплексный софт с нуля.

Этапы разработки HRM-платформы для логистической компании

Как выглядит индивидуальная разработка системы HRM для логистического бизнеса? В целом тут действуют те же принципы, что и при создании любого другого корпоративного софта. Разберем основные этапы создания такого продукта в практике WEZOM.

Этап исследования

На старте проекта необходимо определить цели и ожидания клиента от платформы HRM, проанализировать его бизнес-процессы, потребности и проблемы, которые должен закрыть продукт. При необходимости проводится исследование рынка и конкурентов, изучается самый лучший опыт создания HR-платформ. На основе полученной информации предлагается концепция продукта, формируется техническое задание

Проектирование

На этом этапе специалисты выбирают программную архитектуру и концептуально прорабатывают дизайн HRM-платформы, учитывая потребности клиента в функционале, безопасности, быстродействии, удобстве и т.д. Создаются макеты и прототипы интерфейса, определяются технологии и инструменты, которые будут использоваться для реализации платформы HRM.

Техническая реализация

Когда все ключевые решения по разработке приняты, программисты реализуют их в коде. Фронтенд-разработчики создают клиентскую часть платформы, которая чаще всего имеет вид мобильного или веб-приложения. Помимо клиентской части, часто необходимо реализовать и админпанель для управления системой. Бекенд-разработчики в это время формируют серверную часть, отвечающую за обмен данными, бизнес-логику и безопасность.

Тестирование

Обычно предварительное юнит-тестирование отдельных компонентов системы осуществляется уже на этапе технической разработки. Однако, когда большинство модулей готовы, команда QA переходит к комплексному контролю качества, проверяя функционирование HRM-платформы в различных сценариях. Задача тестировщиков – выявить все баги и уязвимости продукта до релиза. Для этого они проводят ряд тестов: модульные, интеграционные, функциональные, нагрузочные, пользовательские, тесты безопасности и т.д.

Релиз и дальнейшая поддержка

Наконец, новая HRM-платформа развертывается в рабочей среде, то есть передается непосредственно клиенту и пользователям продукта. Разработчики срочно устраняют любые проблемы с системой в течение гарантийного периода, предоставляют техническую документацию и инструкции, при необходимости помогают с обучением персонала. В дальнейшем они обеспечивают дальнейшую поддержку, обновление, модернизацию и развитие платформы HRM под потребности клиента.

Если все этапы разработки осуществлены на совесть, разработка HRM платформы для логистической компании должна быть успешной. Клиент получает качественный и эффективный продукт, созданный под свои требования.

Кейс WEZOM: разработка HRM-платформы DriverQF 

На сегодня самым свежим нашим кейсом создания HRM-платформы для логистического бизнеса является работа над сервисом DriverQF. Это решение, созданное с нуля под нужды компании Transportation Compliance, которая помогает транспортным компаниям на рынке США с поиском водителей.

Специалисты отрасли хорошо знают, что найм водителей для дальнобойных перевозок в США и Канаде достаточно трудоемкий. Каждый потенциальный водитель должен пройти через комплексный процесс квалификации, которая предусматривает сбор и заполнение документации, изучение бекграунда сотрудника, проверку данных, юридический комплаенс и т.д.

Компания нашего клиента помогает перевозчикам проводить эту квалификацию максимально быстро и эффективно, но вся необходимая работа все равно производится специалистами вручную. Поэтому запрос клиента заключался в том, чтобы диджитализировать квалификацию в удобной цифровой платформе, которую можно вывести на рынок в качестве SaaS-сервиса.

Более того, продукт должен был предоставить перевозчикам возможность тщательно мониторить водителей на соответствие отраслевым стандартам (например, требованиям DOT – Минтранса США), а также обеспечить централизованное управление всей необходимой документацией.

Наше решение для клиента заключалось в том, чтобы создать платформу квалификации водителей и документооборота для логистических компаний. Она состоит из веб-приложения для потенциальных водителей и админпанели для менеджеров компании-перевозчика.

В целом разработчики должны были перенести в "цифру" наработанный клиентом процесс квалификации водителей. Веб-приложение включает в себя доступную 12-шаговую форму для заполнения, позволяющую кандидату ввести в систему свои личные данные, закрепить все необходимые документы и предоставить разрешение на их использование собственной подписью. При этом подпись вводится непосредственно на экране через тачскрин.

Для менеджера компании-перевозчика карта потенциального водителя в админпанели выглядит максимально просто, содержательно и удобно для анализа. Он может принять решение о дальнейшем рассмотрении кандидата при первом взгляде на его данные и документацию. В админпанели также можно в один клик вывести карту водителя в PDF для печати, ведь многие перевозчики в США все еще работают в основном оффлайн. 

Квалификация водителей для дальнейшего онбординга – это лишь первая часть функционала платформы. Вторая часть относится к централизованному менеджменту документации всех водителей в компании.

Компания-перевозчик может добавить в базу DriverQF каждого своего водителя, закрепить в его аккаунте все необходимые лицензии и сертификаты. Многие водительские документы нуждаются в регулярном обновлении, поэтому система позволяет автоматически мониторить их статус. Если срок обновления сертификата уже близок, система уведомит об этом менеджеров и позволит отреагировать заранее (например, за месяц до срока experation).

Как итог, разработанная HRM-платформа для логистических компаний решает для перевозчиков четыре задачи:

• упрощение процесса квалификации водителей;

• возможность заполнения анкет кандидатов со смартфона;

• централизованное управление safety-документацией;

• мониторинг состояния документации каждого водителя для своевременного обновления всех сертификатов.

Особым акцентом разработки стал крайне дружелюбный интерфейс. Разработчики и дизайнеры сделали все, чтобы в онлайн-анкете смогли разобраться даже пользователи, которые не очень “дружат” со смартфоном. А если у кандидата все же возникают затруднения с заполнением, менеджер перевозчика может зайти непосредственно в его онлайн-форму и помочь.

Релиз DriverQF состоялся совсем недавно. Хотя номинально он вышел в статусе MVP, сейчас это уже полноценная система квалификации и сопровождения водителей с достаточно богатым функционалом. Клиент имеет множество планов развития продукта, поэтому в дальнейшем мы будем развивать его до уровня комплексной SaaS-платформы.

Разработка логистической HR-платформы с WEZOM

Мы уже почти 25 лет разрабатываем цифровые решения для бизнеса в сфере логистики, производства, eCommerce, недвижимости и т.д. Наши продукты – это мобильные и веб-приложения любой сложности, TMS-, WMS и ERP-системы. Мы хорошо знаем, как построить комплексный софт для бизнеса с нуля, понимаем потребности реального сектора и умеем подбирать под них самые эффективные технологии.

Если вас интересует индивидуальная разработка платформы HR-менеджмента для вашего бизнеса, вы оказались на правильной странице. Обсудите свои идеи и вопросы с нашими менеджерами прямо сейчас, они готовы помочь.

Выводы

Логистическая отрасль уже не первый год страдает от глобальной нехватки кадров, поэтому качественный HR-менеджмент давно стал важным фактором конкурентоспособности для любого перевозчика. Современные HRM-платформы предоставляют эффективные решения для управления персоналом: помогают бизнесу привлекать лучших водителей, ускорять онбординг, мониторить эффективность персонала, централизованно управлять документацией, следить за комплаенсом и т.д.

Как показывает наш опыт, наибольшую ценность бизнесу в итоге приносят HRM-системы индивидуальной разработки, которые создаются под нужды и задачи отдельно взятой компании. Однако для успеха такая разработка требует привлечения по-настоящему экспертной и опытной IT-команды, понимающей особенности логистической отрасли и готовой реализовать проект с нуля.

FAQ

Из каких этапов состоит разработка платформы для квалификации водителей?

Такая разработка по своим принципам подобна созданию любого другого сложного IT-продукта. В нашей практике можно выделить такие этапы разработки как предварительное исследование, проектирование, техническая реализация, контроль качества, релиз и последующая поддержка продукта.

Зачем нужна платформа квалификации водителей?

HRM-системы помогают осуществлять поиск, проверку, найм и онбординг водителей, привлекать лучших профессионалов на рынке. Также они позволяют наладить мониторинг производительности и комплаенса, централизованно управлять документацией.

Сколько времени занимает разработка платформы HRM для логистической компании?

Все зависит от сложности функционала и масштаба проекта, поэтому сроки разработки продукта под конкретные требования следует обсуждать со специалистами. По нашему опыту, современная HRM система квалификации и сопровождения водителей для логистической компании требует не менее 6 месяцев разработки.