BI система - как выстроить бизнес-аналитику и отчётность

Современный бизнес не может существовать без аналитики. Это возможность оценить успехи компании, посчитать доходы и расходы, понять слабые места и открыть новые горизонты для бизнеса, а значит и получить больше прибыли. Система автоматизации BI позволяет собирать все необходимые данные в автоматическом режиме и структурировать их. Этот инструмент выводит аналитику предприятия на новый уровень. 

Что такое BI система. Объясняем простыми словами

BI системами в общем смысле называют корпоративный софт для внутренней аналитики компании. Расшифровывается, как Business Intelligence. Это набор технологий, позволяющий собирать и анализировать данные, а также предоставлять их в удобной форме.

Компания всегда использует несколько источников получения данных. Но обработка вручную не позволяет эффективно структурировать информацию. Ошибки сотрудников, медленная скорость, непонятная структура создают проблемы для бизнеса и не позволяют полностью оценить ситуацию. BI система – это инструмент автоматического сбора данных из разных источников, объединения их в единую систему и представления в удобном формате.

Например, у вас заявки идут по телефону, с сайта, с мессенджеров и с мобильного приложения. Как посчитать количество клиентов? Как определить средний чек? Как понять, какие товары покупателей больше интересуют? Можно ли оценить целевую аудиторию и сделать прогноз продаж на следующий месяц? При обработке данных вручную это займет много времени. А некоторые функции сделать просто невозможно.

Что такое BI система? Это программа, которая объединяет все данные на одной платформе. Ее алгоритмы изучают информацию, структурируют и выдают вам в удобной форме. В виде графиков, таблиц и даже картинок.

Как работают BI системы?

Принцип действия для пользователей выглядит довольно просто: софт ставят на компьютеры сотрудников. Далее к системе подключаются источники получения данных, вся информация попадает в единое хранилище и обрабатывается. После этого формируются готовые отчеты и предоставляются в удобной форме.

Ключевое преимущество системы BI – для работы с ней не нужно иметь специализированных навыков или быть программистом. Она проста в обслуживании, легко настраивается и имеет понятный интерфейс. Каждый сотрудник без проблем разберется в ее настройках. Особенно, если программа разрабатывается индивидуально под отдельный бизнес.

Система формирует панель для работы – дашборд. на ней располагаются все данные, сформированные по типу информации. Дашборд можно легко настроить по собственному усмотрению. Элементы интерактивные, предоставляются графики, а информация обновляется в реальном времени.

Несмотря на простоту системы BI для пользователей, она имеет довольно сложную архитектуру. Платформа обрабатывает множество процессов, собирается информация из разных источников, система интегрируется со множеством сервисов. В решение BI входят такие компоненты:

• Система интеграции данных ETL. Она позволяет извлекать данные из разных источников, очищать от дубликатов и другой ненужной информации и помещает в единое хранилище.
• Аналитическое хранилище данных. Специальная база данных, в которую входит вся информация. Далее она структурируется по заданным параметрам и проводит аналитику. По сути, все логические процессы происходят именно тут.
• Инструменты Data Mining. Это средства, в которых обрабатываются данные и проводится аналитика, позволяющая выявлять тренды и зависимости. Например, определение среднего чека, целевой аудитории, статистики продаж за определенные промежутки времени, семантического анализа, позволяющего определить качество рекламы и так далее.
• Инструменты для формирования визуального отображения данных. То, что видит пользователь. Визуальные отчеты системы BI. При этом пользователь сам может выбрать формат отображения данных, перечень показателей, которые будут отображаться. Можно использовать специальные фильтры для сортировки данных.

Так работает система автоматизации BI. Она подходит как для малого, так и для большого бизнеса и позволяет собирать качественные отчеты. На их основе разрабатывается стратегия управления компанией, делаются прогнозы, определяется формат работы. 

Зачем внедрять BI системы в бизнесе

Первое, что стоит понять: система BI подстраивается персонально под потребности бизнеса. Индивидуальная разработка позволяет создать аналитический инструмент, который будет собирать абсолютно разные данные. Скажем, если вам зачем-то необходимо знать, какого цвета глаза ваших клиентов, систему можно настроить на сбор этой информации.

В каждой компании образуется большое количество данных. Ручная их обработка неэффективна. Она занимает много времени, подвержена риску ошибок человеческого фактора, некоторые данные просто теряются или упускаются. Любой бизнес считает прибыль, убытки, количество продаж, трафик клиентов, источник покупателей и другие данные. Система BI решает множество задач бизнеса, среди которых:

1. структурирование информации в единой системе из множества источников, что позволяет определить их эффективность и собирать все данные в одном месте;
2. анализ большого количества информации за короткое время;
3. моделирование дальнейшего развития компании, прогнозирование продаж, создание новых бизнес-решений;
4. определение слабых сторон бизнеса и возможность понять, как их устранить;
5. формирование отчетностей, как для внутреннего использования в компании, так и для внешних структур, вроде налоговой, отдела закупок, логистических компаний или партнеров;
6. систематизация информации, с которой легко работать, к примеру, приходят новые сотрудники и быстро вникают в систему работы предприятия, потому что все отчетности представлены в удобной и понятной форме;
7. формирование базы знаний деятельности компании, которая позволит улучшить качество работы за счет передачи данных в дальнейшем среди сотрудников.

Главная цель, которую выполняет система BI – предоставление возможности принимать решения о дальнейшем развитии компании на основании собранных данных и с учетом подробной аналитики.

Как понять, что компании необходимо использовать BI инструменты

Нужна ли вам система автоматизации BI? Стоит задуматься о внедрении, в таких случаях:

• Вы получаете заказы из нескольких источников, используете разные способы рекламы бизнеса;
  нужно быстро получать доступ к данным бизнеса, а на обработку заказов тратится большое количество времени;
• Число ваших сотрудников, которые используют аналитические данные компании, увеличивается;
  компания внедряет большое количество продуктов, увеличиваются объемы продаж;
• Вы не можете определить эффективность работы отдельных сотрудников или не способны контролировать деятельность какого-либо отдела;
• Компания быстро растет;
• Ваш бизнес диджитализируется и внедряет новые современные продукты, которые помогают развиваться предприятию.

В этих случаях необходимо использовать современные инструменты в виде системы BI. Данные можно использовать для организации продаж, увеличения роста клиентов, улучшения работы компании, повышения качества обслуживания клиентов, маркетинга, управления финансами.

Как выбрать программное обеспечение для внедрения BI

Существует много готовых решений, которые позволяют внедрить BI технологии в бизнес. Кроме того, можно разработать индивидуальную систему, которая будет построена персонально для вашего бизнеса. При этом готовые решения также имеют гибкие настройки, которые позволяют оптимизировать и персонализировать функционал. Для качественного выбора программного обеспечения учитывайте следующее:

• Платформа должна быть единой. Главный плюс работы с BI системами – возможность сохранять все данные в одном месте и работать только с одним инструментом. При этом он должен быть комплексным. Обращайте внимание на то, чтобы это была единая платформа с большим функционалом.
• Использование облачных решений. Локальное хранение можно назвать более привычным, но облачное хранение данных позволяет использовать систему в любом месте с любого устройства. Вы сможете управлять бизнесом прямо со своего смартфона, и получать данные быстро и эффективно.
• Готовые интеграции. Системы BI интегрируются с различными приложениями и другими технологиями. Лучше, если настройки будут сразу заточены под определенные интеграции. Это существенно упростит внедрение инструмента в бизнес. 
• Обращайте внимание на предоставление информации. Визуализация данных – это то, с чем вы будете работать. Чем она проще и понятней, тем лучше. При этом визуализация должна быть интерактивной и легко настраиваемой.
• Простое обслуживание. Система автоматизации BI эффективна тем, что не нуждается в технической поддержке программистов. Она имеет понятный интерфейс, простое управление, систему обучения.
• Мобильная версия. Не все BI способны работать со смартфонами. Это важное условие в современных реалиях.

Обращая внимание на эти пункты, вы сможете подобрать качественную систему. Если не знаете, на чем остановиться, обратитесь к нам в WEZOM и мы вместе подберем решение.

Примеры BI систем

Существует довольно много готовых решений, которые можно внедрить в свой бизнес. Вот несколько примеров:

• Tableau. Система BI, которая собирает и предоставляет информацию в режиме реального времени. Отличная визуализация процессов в реальном времени. Над одним и тем же отчетом может работать сразу несколько пользователей, а большое количество инструментов позволяет собирать самые разные данные.
• Power BI. Сервис от MIcrosoft, способный работать с большими объемами информации. Можно подключать практически любые источники данных, в том числе и собственные приложения и разработки. Интерфейс вам покажется очень знакомым. Система доступна на любом устройстве. Можно работать в облаке, поставить программу на десктоп или приложение на смартфон.
• Qlik. Большое количество фильтров позволяет формировать удобные отчеты. Над ними сразу может работать несколько пользователей. Подходит для корпоративного использования, а также для малого бизнеса. Данные собираются из разных источников, можно импортировать их вручную, например, если у вас есть база клиентов.

Это далеко не все готовые решения. Zoomdata, Sisense, Information Builders – это лишь малая часть существующих решений. С BI системами управление бизнесом становится проще и эффективней. Это один из немногих инструментов, который подходит совершенно любой компании. Обратитесь в WEZOM или приезжайте в офис, чтобы обсудить внедрение продвинутой аналитики в ваш бизнес.